واحد اَعلام بنیاد دایرةالمعارف اسلامی مسئول تحقیق دربارۀ ضبط صحیح و نیز یکسان‌سازی اعلام مقالات دانشنامة جهان اسلام و شناسایی منابع برای استخراج و گردآوری اعلامی است که نویسندگان و پژوهشگران آنها را به‌صورتهای گوناگون ضبط کرده‌اند. مطالعات اسلامی به زبانهای لاتین و نیز مناسبات دولتهای مسلمان با جهان مسیحیت و ادیان دیگر، اعلام بسیاری را از زبانهای دیگر به جهان اسلام وارد کرده که تعیین ضبط صحیح آنها ضروری است.
قواعد اندک در این حوزه و پیروی از سلیقه و ذوق شخصی، به چندگونگی در ضبط اعلام در منابع فارسی انجامیده‌است. پیچیدگیهای زبان فارسی و وجود استثناهای فراوان نیز به این آشفتگی کمک کرده‌است. این ناهماهنگیها موجب بروز اشتباهات در منابع، اتلاف وقت پژوهشگران و درک نادرست مراجعان به منابع شده‌است. براساس همین نیاز، واحد اعلام بنیاد دایرةالمعارف اسلامی از 1370ش راه‌اندازی شد. نخستین کار این واحد، گردآوری اعلام حوزه‌ها و زبانهای مختلف و مرتبط با جهان اسلام بود. به این ترتیب بانک اعلام به‌تدریج شکل گرفت. در گردآوری اعلام این بانک از منابع تخصصی و دایرةالمعارفی استفاده شده‌است. از 1380 با آماده‌شدن نرم‌افزار رایانه‌ای اعلام، ورود اطلاعات بانک اعلام به این نرم‌افزار آغاز شد. درحال حاضر اطلاعات بانک اعلام از طریق برنامۀ اعلام در سامانۀ دریچه دردسترس محققان بنیاد است.
اعلام دانشنامۀ جهان اسلام، اسامی خاصی است که به حوزۀ جهان اسلام تعلق یا با آن ارتباط دارد. برای ارائۀ شیوه‌ای واحد در ضبط اعلام، رده‌بندی موضوعی ضرورت دارد. اعلام به‌صورتهای مختلف طبقه‌بندی شده‌است. طبقه‌بندی پذیرفته‌شده در واحد اعلام چنین است:
طبقه‌بندی موضوعی اعلام:
1) شخص:
الف) فردی (پیامبران، امامان، شخصیتهای دینی، علما، نویسندگان، اسلام شناسان، هنرمندان، و مانند آن)
ب) گروهی (ملتها، اقوام، خاندانها، طایفه‌ها، و مانند آن).
2) غیرشخص:
الف) جایها
1. کشورها، شهرها، بناها، و مانند آن
2. عوارض طبیعی (اقیانوسها، دریاها، رودها، کوهها، صورتهای فلکی، و مانند آن)
3. نهادها و مراکز (احزاب، موسسات، کتابخانه‌ها، موزه‌ها، دانشگاهها، مراکز فرهنگی و آموزشی و جز آن)
ب) رویدادهای تاریخی (پیمانها، جنگها، و مانند آن)
ج) برخی اصطلاحات
د) سایر اعلام (آداب و رسوم، ابزارها، اساطیر، مناصب و القاب و مانند آن)
مهم‌ترین وظایف واحد اعلام به این شرح است:
1) تدوین قواعدی برای ضبط اعلام، با توجه به معیارهای بین‌المللی.
برای رفع ناهماهنگیها در ضبط اعلام، تدوین قواعد ضروری است؛ ازجمله تدوین قواعدی برای ضبط نامهای عربی (برای مثال قواعدی دربارۀ حذف یا حفظ ال در این نامها، ابن یا بن، ابی یا ابو) یا اردو (برای مثال قواعدی دربارۀ ه آسپیره در اعلام اردو)، قواعدی درضبط نامهای لاتین (برای مثال قواعدی برای بازنویسی نامهایی که با s و یک صامت دیگر آغاز می‌شوند، یا قواعدی برای ضبط فارسی حروف پایانی ov و ev در نامهای روسی یا de در نامهای فرانسوی).
2) تعیین ضبط صحیح اعلام در زبانها و حوزه‌های گوناگون.
واحد اعلام برای تعیین ضبط صحیح اعلام از روشهای متعددی استفاده می‌کند، ازجمله پیروی از قواعدی که در این‌باره وجود دارد یا در واحد اعلام بنیاد دایرةالمعارف اسلامی تدوین و تصویب شده‌است. به‌علاوه، از منابع تخصصی دربارۀ ضبط اعلام یا منابعی که در این زمینه کاربرد دارند کمک گرفته می‌شود.
3) گردآوری اعلام از حوزه‌های گوناگون و افزایش کمّی اطلاعات بانک اعلام.
به این منظور، از منابع عمومی (چون دایرةالمعار‌فها)، منابعی برای اعلام اشخاص در زبانهای گوناگون (چون قاموس‌الاعلام یا الاعلام زرکلی)، منابعی برای اعلام جغرافیایی (مثل حدودالعالم یا وصف افریقیا)، منابع راجع به اقوام و ملل و قبایل (چون معجم قبائل العرب)، منابعی برای اعلام تاریخی (چون تاریخ طبری) استفاده می‌شود.
4) شناسایی منابع جدید و معتبر و استخراج اعلام از آنها برای افزایش کمّی و کیفی بانک اطلاعاتی اعلام.
تعیین ضبط فارسی اعلامِ برخی زبانها دشواریهای بیشتری دارد، زیرا منابع اندکی دربارۀ چگونگی تلفظ اعلامِ این زبانها دردسترس است و تحقیقات کمتری در این‌باره صورت گرفته‌است. برای مثال برای چگونگی ضبط اعلام مالایایی، چینی و ژاپنی به فارسی، منابع پژوهشی کمتری دردسترس است. شناسایی این منابع و استخراج اعلام از آنها به افزایش کمّی و کیفی اطلاعات بانک اعلام کمک می‌کند.
5) یکدست‌سازی اعلام دانشنامة جهان اسلام.
اعلام مجلدات چاپ‌شدۀ دانشنامه در بانک اطلاعاتی اعلام گردآوری شده‌است و اعلام مقالات پیش از چاپ در این واحد بررسی می‌شود تا از یکدستی اعلام دانشنامه اطمینان حاصل گردد. درصورت ناهماهنگی، بررسیهای بیشتر برای تعیین ضبط صحیح صورت می‌گیرد.
6) بازنویسی اعلام لاتین به فارسی.
بازنویسی اعلام لاتین به فارسی به سه صورت امکان‌پذیر است: آوانویسی (transcription)، حرف‌نویسی transliteration))، یا واج‌نویسی (phonemic transcription).آوانویسی یعنی نوشتن تلفظ واژۀ بیگانه به زبان فارسی. در حرف‌نویسی تک‌تک حر‌فهای کلمه به خط فارسی نوشته می‌شود. برای نمونه، آوانویسی paris به‌صورت پاری و حرف‌نویسی آن به شکل پاریس است. واج‌نویسی شیوه‌ای است مبتنی بر تلفظ اصلی با ملاحظات حرف‌نویسی. در دانشنامه بیشتر از واج‌نویسی استفاده می‌شود.
7) یافتن معادل لاتین اعلام بیگانه و زیرنویس‌‌دادن برای اعلام بیگانه و اسامی نهادها و سازمانهای خارجی.
در دانشنامه، ضبط لاتین اعلام بیگانه‌ای که مشهور نباشند و نیز معادل لاتین اسامی نهادها و سازمانهای خارجی در زیرنویس می‌آید. وظیفۀ واحد اعلام تعیین ضبط لاتین اعلام و تعیین مواردی است که در زیرنویس می‌آید. برای ضبط اعلام روسی از حروف لاتینی استفاده می‌شود. اسامی ترکی نیز به خط ترکی جدید در زیرنویس می‌آید.
8) حرکتگذاری اعلام مقالات دانشنامه.
برای نشان‌دادن تلفظ درست کلمات در خط فارسی/ عربی از حرکتگذاری استفاده می‌شود.
اعلامی که ضبط لاتین آنها در زیرنویس داده شده یا تلفظ آنها با تلفظ ضبط فارسی یکی است، حرکتگذاری نمی‌شوند.
9) مشاوره با صاحب‌نظران و مشاوران دربارة ضبط صحیح اعلام مناطق و حوزه‌های گوناگون و تماس با مراکز فرهنگی و مطالعاتی.
در بسیاری از موارد منابع کافی برای تعیین ضبط صحیح اعلام دردسترس نیست. در این‌گونه موارد مراجعه به مشاوران و صاحب‌نظران کارساز است، به‌ویژه دربارۀ اعلام مناطقی که به ضبط فارسی آنها در منابع کمتر اشاره شده‌است یا منابع فارسی دربارۀ آنها وجود ندارد (ازقبیل اعلام چینی، مالایایی، افریقایی)، مشورت با متخصصان ضروری است.
10) پژوهش مستمر دربارۀ اعلام بانک اطلاعاتی و پردازش مداوم این اعلام.
به‌سبب دشواریهایی که در ضبط اعلام وجود دارد و ناهماهنگیها در این زمینه، پردازش مداوم اعلام بانک اطلاعاتی ضرورت دارد. پژوهشهای واحد اعلام ممکن است به تغییراتی در ضبط اعلام گوناگون بیانجامد. به‌علاوه، چاپ منابع جدید در ضبط اعلام، تجدیدنظر در ضبط اعلام بانک اطلاعاتی را ضروری می‌سازد.
11) تدوین شیوه‌نامة واحد اعلام بنیاد دایرةالمعارف اسلامی.
شیوه‌نامۀ ضبط اعلام در دانشنامۀ جهان اسلام، راهنمای پژوهشگران این مؤسسه برای تألیف و ترجمه و ویرایش مقالات خواهد بود. به‌علاوه، این شیوه‌نامه به رفع تشتتها و ناهماهنگیها در زمینۀ ضبط اعلام یاری می‌کند. عرضۀ قواعد و قوانین برای ساماندهی ضبط اعلام، کوشش ارزشمندی است که دیگر مؤلفان و مؤسسات مشابه نیز می‌توانند از آن بهره ببرند.
این واحد برخی فعالیتهای جانبی را نیز در دستور کار خود دارد، ازجمله تهیۀ نمایه برای دانشنامة جهان اسلام، تهیة جزوه‌ای برای تعیین معادل فارسی اعلام در متنهای انگلیسی، تهیة جزوه‌ای از اسامی شخصیتهای گوناگون با سال وفات آنان.
بانک اطلاعاتی اعلام شامل حدود 65000 عَلَم اصلی و ارجاعی است که پس از استخراج از منابع معتبر و تعیین و تصویب ضبط صحیح، اطلاعات مربوط به آنها در بانک رایانه‌ای اعلام ذخیره شده‌است. درواقع چون بعضی از اعلام در منابع به‌صورتهای متفاوت ضبط شده‌اند، واحد اعلام یک ضبط را ضبط اصلی پذیرفته و بقیه را به ضبط اصلی ارجاع داده‌است. بنابراین، اطلاعاتی که دربارۀ هر عَلَم در این بانک ثبت شده شامل ضبط فارسی عَلَم، ضبط لاتین، عبارتی کوتاه در توضیح عَلَم، ضبطهای ارجاعی و نشانی منابعِ استفاده شده برای ضبط مصوب وارجاعی عَلَم است.
برای تعیین ضبط صحیح عَلَم ابتدا به بانک اعلام مراجعه می‌شود و درصورتی‌که ضبط مصوبی برای آن عَلَم در بانک موجود باشد از آن استفاده می‌گردد. این روش موجب یکدستی اعلام دانشنامه نیز می‌شود. اگر دربارۀ عَلَم مورد نظر اطلاعی در بانک اعلام موجود نباشد، ضبط صحیح آن براساس قواعد و اصول مصوب واحد اعلام، تعیین می‌گردد. این قواعد برای زبانهای اصلی جهان اسلام (فارسی، عربی، ترکی، اردو) و زبانهای بیگانه مصوب شده‌است. در تعیین ضبط صحیح اعلام، قواعدی کلی نیز وجود دارد که به بعضی از مهم‌ترین آنها اشاره می‌شود:
1) انتخاب ضبط اشهر. گرایش کلی در ضبط اعلام، انتخاب ضبط اشهر است. معمولاً پربسامدترین صورت نوشتاری یک عَلَم، به سایر ضبطهای آن ترجیح داده می‌شود. برای مثال، ضبط اشهر صدرالدین محمدبن ابراهیم شیرازی، ملاصدرا است. همچنین با آنکه ضبط دقیق و واقعی نام Wustenfeld براساس تابعیت آلمانی او ووستنفلت است، صورت رایج و مشهور آن، یعنی ووستنفلد، ضبط اصلی انتخاب می‌شود. در بیشتر موارد، ضبط اشهر بر قواعد دیگر غلبه دارد.
2) ملیت و تعلق جغرافیایی. ضبط صحیح هر نام باید براساس ملیت و تعلق جغرافیایی آن انتخاب شود. برای مثال، ضبط صحیح Joseph اگر آلمانی باشد یوزف، اگر فرانسوی باشد ژوزف و اگر انگلیسی باشد جوزف است. برای تعیین ضبط اعلام غیرشخص نیز باید به تعلق جغرافیایی توجه کرد. برای مثال، ضبط درست‌تر برای رودی که در اسپانیا جاری است، براساس تلفظ اسپانیایی آن انتخاب می‌شود. دربارۀ نام شخص، اگر فرد تابعیت جدیدی برگزیده باشد، نام وی براساس تابعیت جدیدش برگزیده می‌شود، مگر در مواردی که نام وی در تابعیت اولیه مشهورتر باشد.
3) رویکرد اثر. برای تعیین ضبط صحیح اعلام باید از دریچۀ رویکرد اثر به ضبط اعلام نگریست. بنابراین چون دانشنامۀ جهان اسلام دایرةالمعارفی با رویکرد اسلامی است، اولویت با ضبط اسلامی اعلام است. دربارۀ اعلام جغرافیایی مناطقی که در دوره‌هایی جزو جهان اسلام محسوب می‌شدند، نام اسلامی انتخاب می‌شود و ضبط رایج امروز آنها نیز در اولین کاربرد در مقاله در پرانتز ذکر می‌گردد و هر کجا که سخن از پیشینۀ اسلامی آن مکان باشد نام اسلامی و در بحث از وضع امروز آن نام امروزی آن ذکر می‌شود. برای مثال، ضبط ارجح برای مالاگا (Malaga)، شهری در اسپانیا، مالقه (ضبط دورۀ اسلامی) است یا برای شهر گرانادا، ضبط اسلامی آن، غرناطه، انتخاب می‌شود.
4) مطابق نبودن ضبط لاتین و فارسی. ضبط فارسی برخی اعلام با ضبط لاتین آنها مطابق نیست. بنابراین در برگردان اعلام لاتین به فارسی باید به این نکته توجه کرد. برای مثال، شهر حلب در منابع لاتین به‌صورتAleppo ضبط شده، یا ابن‌سینا به‌صورت Avicenna/Avicenne آمده‌است.
تعیین قاعده و الگو برای ضبط اعلام، بسیار دشوار است، زیرا علاوه بر پیچیدگیهای زبانی، همواره استثناها وجود دارد. بااین‌همه، واحد اعلام بنیاد دایرةالمعارف اسلامی کوشیده است معیارهایی برای تعیین ضبط اعلام به‌دست دهد و از ناهماهنگیها جلوگیری کند. به‌علاوه، گردآوری اعلام مربوط به جهان اسلام در نرم‌افزار بانک اطلاعاتی اعلام، به پژوهشگران در جستجو و یافتن صورت صحیح این اعلام یاری کرده‌است. واحد اعلام بنیاد دایرةالمعارف اسلامی از پیشگامان این فعالیت پژوهشی در ایران به‌شمار می‌رود.