وظیفه اصلی واحد تصویر تهیه تصویر برای مقاله‌های دانشنامه است. هدف از مصورسازی پاره‌ای از مقالات دانشنامه کمک به القای بهتر مفاهیم و معانی مقاله یا معانی درخور تأملی است که در مقاله به آنها اشارة مستقیم نمی‌شود. بنابراین، تصویر می‌تواند هم مکمل اطلاعات باشد هم جزئی ضروری و لاینفک از مقاله. این نقش با کم‌کردن بخشهای نوشتاری مقاله و افزودن تصاویر به‌عنوان جانشین مطلب نمود بهتری می‌یابد.تصویرهای دانشنامه طیف گسترده‌ای را دربر می‌گیرند، ازجمله تصاویر اماکن، اشخاص، نسخ و اسناد، اشیا، طرح و غیره.
گام اول در افزودن تصویر مقالات ترجیحاً مطالعة مقاله و آشناشدن همه‌جانبه با موضوع آن است. هرچند در بسیاری موارد تنها عنوان مدخل کفایت می‌کند تا اعضای واحد بتوانند تصویر مورد نیاز را فراهم نمایند، خصوصاً برای اَعلامِ اشخاص، عنوان مدخل و معرّف آن کارساز است. هرچند نهایی‌شدن هر تصویر مطابق مفاهیم مقاله مستلزم دیدن مقاله در دو مرحلة نمونة اول و نگاه آخر است.
اعمالی چون مستندسازی تصاویر، ارزیابی تصاویر متناسب مقاله، تهیة زیرنویس و ارجاع یا مأخذ صحیح برای تصویر، مراحل بعدی هستند که به فراخور هر مقاله، پروندة تصویری در واحد تشکیل و این مراحل بالا دربارة آنها به‌اجرا درمی‌آید. مهم‌ترین مرحلة کار در واحد تصویر، تصویریابی و مستندسازی است که کار را در مراحل بعدی آسان‌تر می‌کند. در این فرایند نسبتاً طولانی، هر منبع تصویری در صورت تأیید صحت و اعتبار می‌تواند بخشی از نیاز تصویری مقالات را فراهم کند، ازجمله: منابع نوشتاری مصور (کتاب، مجله و غیره)؛ آرشیوهای سازمانی، اداری و شخصی، موزه‌ها، مؤسسات فرهنگی مانند میراثها، مراکز هنری؛ و نیز اینترنت (وبگاههای معتبر و مرجع مانند Archnet، وارثون (اعلام علمای شیعه)، سازمان حج و زیارت، Palestine Remembered’s Mission Statement و غیره، نیز وبگاههای سفارتخانه‌ها و نهادهای فرهنگی و هنری و جز آنها)؛ و عکاسی از موضوعات مورد نیاز توسط اعضای واحد یا دیگران (ترجیحاً متخصص عکاسی یا متخصصان معماری و رشته‌های هنری و ...).
گاه نویسندة مقاله تصاویر مورد نیاز را به واحد تصویر می‌دهد. بیشتر مقالات گروه تاریخ علم، که در حوزة بسیار تخصصی‌تری نوشته می‌شوند، از این دسته‌اند.فرایند مستندسازی تصاویر بسیار اهمیت دارد. می‌توان گفت بهتر است مقاله‌ای مصور نگردد تا اینکه تصویر یا تصاویرش صحت و اعتبار همه‌جانبه نداشته باشد.فرایند مستندسازی، بسته به امکانی که وجود دارد، می‌تواند هم‌زمان با تصویریابی یا پس از گردآوری تصاویر انجام شود.
منابع مستندسازی نیز طیف وسیعی را دربر می‌گیرد، از منابع نوشتاری معتبر تا تأیید اشخاص ذیصلاح در حوزة موضوعی خاص آن تصاویر.تصویریابی، مستندسازی، تنظیم زیرنویس و مأخذ، مجموعاً بسته‌ای اطلاعاتی را شکل می‌دهد که ضمیمة مقاله می‌شود.
در آماده‌سازی تصویر برای مقالات، توجه مستمر به کیفیت فنی، بصری و محتوایی تصاویر اجتناب‌ناپذیر است، چراکه تصویر زبان دوم و در پاره‌ای موارد زبان اول مقاله محسوب می‌شود و گویایی مفهوم، وضوح و کیفیت فنی تصویر قطعاً بر مخاطب تأثیر می‌گذارد، هرچند که پیش آمده‌است تصویری بدون درنظرگرفتن کیفیت بصری و فنی، به‌دلیل منحصربه‌فردبودن آن یا بیان رویداد و موضوعی خاص، چاپ شود. در این بین واحد تصویر بسته به تقاضای دانشنامه و سیاستهای خاص بنیاد و نیز اهمیت تصویر را در مقاله لحاظ می‌کند.
با آغاز به کار پایگاه اینترنتی جدید بنیاد بهزودی تصاویر مقالات به وبگاه دانشنامه اضافه خواهد شد. هم‌اکنون حدود 12000 تصویر در این واحد موجود است (شامل تصاویر اورجینال، فایلهای دیجیتال، تصاویر چاپی مثل کارت‌پستالها و دفترک (بروشور)ها و طراحیها و نقاشیها و غیره) که برخی مستندسازی و اطلاعات آنها تکمیل و آماده‌سازی فنی شده‌اند و پاره‌ای نیاز به بازبینی دارند.