از ابتدای شکل‌گیری بنیاد دایرةالمعارف اسلامی، ویراستاران مختلفی مقالات دانشنامه را ویرایش کرده‌اند. نخستین مدیران بخش ویرایش ابوالحسن نجفی، احمد سمیعی (گیلانی)، سعید ارباب شیرانی و عبدالحسین آذرنگ بودند. رضا سیدحسینی، هوشنگ اعلم، محمدحسین مشایخ فریدنی و حسن طارمی‌راد نیز از ویراستاران این مجموعه بوده‌اند.
بخش ویرایش بنیاد، اکنون متشکل از شش ویراستار است که مقالات را به‌صورت موضوعی و تخصصی ویرایش می‌کنند. ویرایش مقالات در حوزه‌های تخصصی برحسب رشتة تحصیلی و مطالعات ویراستاران به آنها سپرده شده‌است.
در این مرکز انواع خدمات ویرایشی (فنی، زبانی، و محتوایی ـ ساختاری) بر روی همة مقالات دانشنامه، از تألیف یا ترجمه، صورت می‌گیرد، بدین شرح:
1) ویرایش فنی یا صوری (Copy editing)، شامل کلیة تغییراتی که اعمال آنها در صورت یا ظاهر نوشتار ضروری است. ویرایش فنی در بنیاد دایرةالمعارف اسلامی براساس شیوه‌نامة دانشنامة جهان اسلام و دستورخط فارسی فرهنگستان و برخی دیگر از آموخته‌های ویرایش فنی صورت می‌گیرد.
برخی اصولی که در ویرایش فنی به‌کار می‌روند عبارت‌اند از:
- نشانه‌گذاری (علائم سجاوندیpunctuation)
- آوانویسی برخی کلمات و اصطلاحات
- حرکت‌گذاری آیات و احادیث و عبارتها و اشعار عربی.
- حرکت‌گذاری اعلام ناآشنای ترکی، فارسی، عربی و اردو و کلماتی که به چند صورت خوانده می‌شوند.
- دقت در اندازه و نوع حروف (ایرانیک، سیاه، نازک).
- بررسی تاریخی مقاله و رعایت ضوابط مربوط به تاریخ
- رعایت قواعد اعداد و ارقام.
- رعایت ضوابط دستورخط فرهنگستان (ازجمله جدا یا پیوسته‌نویسی و شیوة نگارش همزه).
- بررسی زیرنویسها از نظر تطبیق با متن، حذف زیرنویسهای غیرضروری و افزودن زیرنویسهای لازم، تطبیق‌داشتن عدد تُک با زیرنویس.
- ویرایش عنوان، زیرنویس، شمارة جدول، نقشه، تصویر و نمودار.
- ویرایش جدول از نظر رسم‌الخط، اندازة حروف و شکل.
- کاربرد اختصارات و تصحیح آن (طبق شیوه‌نامه).
- پاراگراف‌بندی یا تنظیم پاراگرا‌فهای متن.
2) ویرایش زبانی. این نوع ویرایش تا حد زیادی حوزة نحو را دربرمی‌گیرد و بر جمله‌ها (به لحاظ دستوری) و اصلاح واژه‌ها و عبارتها و جمله‌های متناقض و بی‌معنا و مبهم متمرکز می‌شود. ویراستار در این زمینه محدود است و مجاز نیست سلیقه‌ای عمل کند.
در ویرایش زبانی به جنبه‌هایی از زبان توجه می‌شود که عبارت‌اند از:
الف) رعایت ضوابط زبان معیار. صورتی از زبان که افراد یک کشور معیّن ــ که احتمالاً به لهجه‌ها و گویشهای محلی صحبت می‌کنند ــ آن را به‌عنوان بهترین و مؤثرترین وسیلة ارتباط در میان خود به‌کار می‌برند. این صورت زبانی معمولاً با زبان مکتوب مطابق است و در روابط رسمی نیز به‌کار می‌رود. در نگارش دانشنامه نیز اصول زبان معیار رعایت می‌شود.
در زبان معیار از کاربرد عناصر زبانی متروک و منسوخ و زبان محلی و صنفی و شاعرانه و محاوره پرهیز می‌شود. عربی‌گرایی متکلفانه و سره‌گرایی نیز به زبان دانشنامه صدمه می‌زند.
ب) تصحیح خطاهای دستوری. ویراستار پس از تشخیص خطاهای دستوری به تصحیح آن می‌پردازد. برخی نکات دستوری مطرح در ویرایش زبانی عبارت‌اند از:
ــ مطابقت نهاد (فاعل) با فعل از نظر مفرد و جمع‌بودن و حذف نهاد به قرینه یا فعل به قرینه.
ــ کاربرد حروف ربط همپایه‌ساز یا وابسته‌ساز.
ــ کاربرد صحیح حروف اضافه.
ــ نحوة کاربرد «را» نشانة مفعول.
ــ تبدیل جملات طولانی به دو یا چند جملة ساده و کوتاه.
ــ کاربرد نادرست فعل مجعول و کاربرد صحیح افعال در جمله.
ــ کاربرد نادرست وجه وصفی
ــ پرهیز از گرته‌برداری واژه‌ها و عبارات فرنگی در فارسی.
ــ نزدیک‌کردن اجزای فعل مرکّب.
ج) تناسب و وحدت سبک. مراد از تناسب و وحدت سبک این است که نوشته بازتابی متناسب با موضوع و مخاطبان اثر یکدست باشد. مثلاً در نوشته‌های علمی نمی‌توان تفننهای شاعرانه را جایز شمرد که در متون ادبی به‌کار می‌رود. چنان‌که در دانشنامه‌نویسی زبان باید ساده و روشن، دور از تصنع، تعقید، سجع و خالی از طنز، رمز، ابهام، معما، ایهام و مدح و کنایه باشد. همچنین زبان دانشنامه باید خالی از طرز بیان رایج در مطبوعات، رسانه‌ها و متون درسی و آموزشی باشد.
دیگر نکاتی که در ویرایش زبانی به آنها توجه می‌شود عبارت‌اند از:
ــ پرهیز از درازنویسی و اطناب.
ــ‌کاربرد معادلهای فارسی برای واژه‌های بیگانه (ازجمله استفاده از واژه‌های مصوب فرهنگستان).
ــ پرهیز از حشو و تکرار.
ــ آشنایی با قواعد عربی و پرهیز از اعمال برخی قواعد (مانند جمعهای مکسر ناآشنا) و لزوم کاربرد برخی قواعد در فارسی.
ــ پرهیز از ترجمه‌های قالبی در جمله.
ــ رفع خطاهای املایی.
ــ امساک درآوردن شواهد شعری.
3) ویرایش ساختاری ـ محتوایی. در این نوع ویرایش حوزة کار محتوای متن است. برای اعمال این نوع ویرایش ویراستار باید تاحدودی در قلمروهای مختلف تخصص داشته باشد و در برخی موارد ویراستار متخصص آن قلمرو به‌کار گرفته شود. برخی وظایف ویراستار در چهارچوب ویرایش محتوایی و ساختاری عبارت‌اند از:
ــ توجه به معرف مقاله و تطبیق‌داشتن آن با محتوای متن، نیز دقت در جامع و مانع و روشن‌بودن معرف.
ــ نظارت بر رعایت الگوی مقالات.
ــ بررسی شمارة آیات و سوره‌ها، تاریخ تولد و وفات، تاریخ حکومت، تطبیق تقاویم و نظیر اینها.
ــ مقایسة مطلبی که در مقاله آورده شده با آیه و معنای آن، برای اطمینان از تناسب.
ــ تطبیق معنایی که برای آیه آمده‌است با قرآن کریم.
ــ ساده و روشن‌بودن آرایش مقاله برای سهولت دستیابی به اطلاعات.
ــ مراقبت از مناسبت‌داشتن عناوینِ فرعی مقاله با مطالب ذیل آن.
ــ دقت در استدلالها و استنتاجهای مقاله و اینکه نتیجة مطلب، با مقدمة آن تناسب داشته باشد.
ــ دقت در اینکه حجم مقاله با موضوع آن و نیز سیاستهای دانشنامه تناسب داشته باشد.
ــ جابه‌جا کردن برخی مطالب، با نظر گروه.
ــ ترجمة عبارتها و ابیات عربی، در مشورت با گروه.
ــ حذف مطالب تکراری.
ــ رفع ناسازگاریها و ناهماهنگیهای درونی مقاله و نیز ناسازگاریهای آن با مقالات مرتبط (از حیث تاریخها، استدلالها، اندازه‌ها و واحدها و غیره).
ــ افزودن یا خواستن توضیح کوتاه برای آنچه ناآشنا و مهجور است و احتمال آنکه مخاطبِ مفروضِ دانشنامه، آنها را دریابد کم است (مانند مطالبی که در کتابهای غیردانشنامه‌ای در زیرنویس توضیح داده می‌شود، توضیح برای برخی اصطلاحات فنی، علمی، فلسفی، دینی، عرفانی و غیره برای آنکه خواننده مجبور نشود برای دریافتنِ آن به کتابهای دیگر رجوع کند؛ دادن تاریخ حکومت، تولد و وفات؛ معرف برای اَعلامِ غیرمشهور مقاله) باتوجه به مدخلهای دانشنامه و با اطلاع گروه.
مقالات دانشنامه در چند مرحله از گردش کار در بخش ویرایش بررسی می‌شوند. نمونة اول مقالات پس از تحریر و نمونه‌خوانی( (proofediting ویرایش می‌شود. در ویرایش مقالات ابهاماتی پیش می‌آید که ویراستار با بررسی برخی منابع و مراجعه به اعضای گروههای علمی (ارزیاب، مؤلف یا مدیر گروه) آن را رفع می‌کند. مقالات با تأیید مدیر از بخش خارج می‌شوند. سپس به مرحلة نگاه آخر می‌رسند. ویرایش مقالات نگاه آخر برعهدة مدیر بخش است. سؤالات و ابهامات باقیمانده در این مرحله رفع می‌شود.
منابع کاربردی ویراستاران
الف) در این بخش ویراستاران از تجربیات خود استفاده می‌کنند. آنان علاوه‌بر رعایت نکات ویرایشی و کاربرد اصول براساس کتابهای تخصصی از منابع عمومی نیز استفاده می‌کنند.
ب) استفاده از شیوه‌نامة دانشنامة جهان اسلام و پیوستهای آن و جزواتی که در اختیار ویراستاران است، در رأس اصول ویرایش این مرکز است. شیوه‌نامة دانشنامة جهان اسلام تألیف احمد سمیعی (گیلانی) است که پس از بررسیها و تصمیمهای شورای علمی بنیاد دایرةالمعارف اسلامی به‌تصویب رسید و در 1372 منتشر شد و پس از آن چندین‌بار، بدون تغییر، تجدیدچاپ گردید.
در این شیوه‌نامه اصول و شیوه‌های کار، از دستنویس تا چاپ، در تمامی مراحل گردش کار شرح داده شده‌است. شماری از دستورالعلملها در همة مراحل رعایت می‌شود و برخی از آنها مختص مرحله یا مراحل معیّنی است. پیش از تدوین شیوه‌نامه، راهنماها و دستورالعملهایی تنظیم شده‌بود که در اختیار اعضای بخش قرار داشت.
درخصوص ویرایش، علاوه بر شیوه‌نامة مذکور اطلاعات دیگری نیز باید در دسترس باشد که منضم شیوه‌نامه نشده‌است. با وجود این جزواتی به‌عنوان ضمیمة شیوه‌نامه در این بخش تهیه می‌شوند که حاصل تجربیات به‌دست آمده در این بخش است. دفتر اول این جزوات مربوط به ضبط تاریخ است که منتشر گردید و در اختیار اعضا قرارگرفت. هم‌اینک بخش ویرایش قصد دارد که جزوات تکمیلی دیگری تدوین کند. جزوه‌ای دربارة مقالات زبان‌شناسی، آواشناسی و ریشه‌شناسی ازجملة این مطالب تکمیلی است.
ج) بخش ویرایش ملزم است که از شیوه‌های فرهنگستان زبان و ادب فارسی پیروی کند تا گامی در یکسان‌سازی خط فارسی برداشته باشد. در این زمینه از دستور خط فارسی و فرهنگ املایی خط فارسی (به‌کوشش علی‌اشرف صادقی و زهرا زندی‌مقدم) بهره می‌برد. دفترهای هشت‌گانة واژه‌های مصوّب فرهنگستان نیز از منابع کاربردی این بخش است.
نمونه‌خوانی
واحد نمونه‌خوانی زیرمجموعة بخش ویرایش است. در این واحد مقالات از اولین نمونه تا نمونة نهایی، که برای چاپ آماده می‌گردند، نمونه‌خوانی می‌شوند. پس از تحریر، هر مقاله نمونه‌خوانی می‌شود. با گردش مقاله در قسمتهای مختلف، تغییراتی صورت می‌گیرد که همة آنها را نمونهخوان بر روی نمونة اصلی اعمال می‌کند. وظایف نمونهخوان عبارت‌اند از: مقابلة متن حروف‌نگاری‌شده با دستنوشته (خبر) یا متن ویرایش‌شده، اصلاح غلطهای تایپی و جاافتادگیها، رعایت برخی از نکات ویرایش فنی مانند رسم‌الخط و کاربرد اعداد و ارقام، و رعایت و تنظیم فاصلة حروف و کلمات. دقت نمونهخوان در مقابلة متن و اعمال دقیق تغییرات ویرایشی بسیار حائز اهمیت است.