پايه‌هاي هر دانشنامه‌ای با مدخلگزيني استوار مي‌شود و مديريت مدخلها نيز ضامن به‌سامان و به‌سرانجام‌رسيدن آن است. دانشنامه از حيث مباني نظري و نيز وجوه کارکردي از ساير مراجع يا گونه (ژانر)ها متمايز است، که علل آن را مي‌توان در مدخلگزيني و مديريت مدخلها بررسيد. به تعبيري، مدخلگزيني سنگ بناي دانشنامه‌نگاري و مديريت مدخلها طرح و نقشة آن است.
به تعريفي مي‌توان دانشنامه را «بازنمايي نقشه‌گونه و دانش شمول از دانش» دانست. بازنمايي دانش knowledge representation))، «نقشه‌گونه» و «دانش‌شمول» بودن از فصول دانشنامه‌اند که ازآن‌ميان به‌ويژه بازنمايي دانش و نيز نقشه‌گونگي در مديريت مدخل ريشه مي‌بندند و بر ساير شئون دانشنامه سايه مي‌افكند. بازنمايي دانش نيازمند نوعي مفهوم‌سازي (conceptualization) است و براي مفهوم‌سازي نيز بايد دانش را به قطعات يا واحدهاي قابل مديريت (قابل پردازش) شكست يا اين واحدها را گزينش كرد و بين آنها ارتباط برقرار نمود. اين ارتباط، واحدهاي دانش را به كليّتي منسجم و يكپارچه تبديل مي‌كند و دانشنامه را از مجموعه‌اي از مقالاتِ منفك، متمايز مي‌سازد. نقشه‌گونه بودن نيز ناظر بر وجه كاركردمدار يا هدف‌گراي دانشنامه است و همچنان‌که هر نقشهاي نقش و نماي معيّني از واقعيت بيرون را به‌تصوير مي‌کشد، دانشنامه نيز نمايي از دانش ارائه مي‌دهد که معرف اهداف و پوشش موضوعي دانشنامه باشد. به‌علاوه، دانشنامه نه‌تنها بازنمايي دانش (واحدهاي دانش و ارتباط بين آنها) بلكه خود دانش را هم دربر مي‌گيرد و از اين حيث نيز از مراجع و نظایر ديگر متمايز مي‌شود. خلاصه اينکه، گزينش واحدهاي دانش (مدخلها/ مقالات) به نحوي كه مجموعاً نمايانندة دانش موجود باشند و اهداف دانشنامه را برآورده سازند و حفظِ ارتباط عنوان مدخلها/ مقالات و محتوايشان به‌نحوي‌كه از آنها كليّتي منسجم عرضه کند، از مشخصه‌هاي دانشنامه است كه در مديريت مدخل نمود مي‌يابد.
بنابراين، مجموعة مدخلها آيینه‌اي است از اهداف، موضوعات، اولويتها و احياناً سوگيریهاي موضوعي هر دانشنامه و ازاين‌رو هويت‌بخش آن است. آنچه اين آيینه را صيقل مي‌دهد گستره‌اي از فعاليتهاست که مي‌توان آنها را زير عنوان مديريت مدخل نام‌گذاري کرد. انتخاب منابع و مراجع معتبر مدخلگزيني، گزينش و غربالگري مستمر مدخلها، سازماندهي مدخلها عمدتاً به‌منظور تسهيل نظارت بر پراکندگي موضوعي آنها و برقراري روابط معنايي بين آنها، از اهم کارکردهاي مديريت مدخل است که هر يک با ضوابط و قواعدي انجام مي‌شود. اگر دانشنامه‌هاي منضبط و معيارين را در فرهنگهاي گوناگون از نظر بگذرانيم، خواهيم پذيرفت که شأن و جايگاه آنها تا حد زيادي برخاسته از ضوابط و دقايقي است که در مديريت مدخلها داشته‌اند.
از زماني که غلامحسين مصاحب به تدوين اولين دایرة‌المعارف فارسي با ريخت و ساخت نوين همت گماشت، تا به امروز- خصوصاً در سالهاي اخير- دانشنامه‌هاي متعددی تدوين شده يا درحال تدوين است که در مراتب گوناگوني از غنا و اعتبار قرار مي‌گيرند. به‌جرأت مي‌توان گفت که سستي يا استواري اين دانشنامه‌ها، يا به تعبيري دقيق‌تر آنچه که روح و جان دانشنامگي به آنها مي‌بخشد، ناشي از جديت و قاعده‌مندي مديريت مدخلها در آنهاست.
از ميان دانشنامه‌هاي ايرانی، دانشنامة جهان اسلام از حيث مديريت مدخل تجربة گسترده و كم‌نظيري دارد. فعاليت مدخلگزيني دانشنامة جهان اسلام هم‌زمان با تأسيس بنياد دايرةالمعارف اسلامي در سال 1362 آغاز شد. از همان سالهاي آغازين، گزينش مدخل عمدتاً با بهره‌گيري از بعضی مهم‌ترين مراجع و منابع انجام مي‌شد، اما در سال 1369 شوراي مدخل شكل گرفت و مدخل‌گزينی جديتی بيش از پيش يافت. معاون علمي وقت (مصطفي ميرسليم)، و استادان فقيد احمد طاهري عراقي و عباس زرياب خويي و محمد حسين مشايخ فريدني، و حسن طارمي راد و مهدي محقق اعضاي اين شورا بودند كه با همكاري مشاوران علمي، گزينش و بررسي مدخلها را انجام مي‌دادند.
با توجه به لزوم ارتقاي كمّي و كيفي مجموعه مدخلها و همچنين ضرورت ساماندهي مؤثر و كاربردي آنها، در 1370 بخش مدخل در بنياد دايرةالمعارف اسلامي شكل گرفت و مديريت مدخلها تخصصي‌تر گردید. در آغاز اساس كار اين بود كه مدخلهای دايرةالمعارف اسلام - جز در موارد استثنایي- قطعي تلقي شوند و كاستیهاي آن، به‌ويژه در حوزة اصطلاحات علوم اسلامي و نيز تاريخ و فرهنگ شيعه و ايران اسلامي، از منابع ديگر فراهم گردد، اما با تشكيل بخش مدخل از بسياري از دايرةالمعارفهاي تخصصي و نيمه‌تخصصي و نيز برخي آثار برجستة موضوعي در مدخلگزيني استفاده شد و ضوابط و قواعد ارزيابي، غربالگري و سازماندهي مدخلها نيز استوارتر اجرا گرديد. اين امر موجب غنای هر چه بيشتر مجموعة مدخلها را فراهم آورد.
بخش مدخل بنياد دايرةالمعارف اسلامي دايرةالمعارفهاي معتبري را كه در حوزة موضوعي دانشنامة جهان اسلام منتشرشده يا درحال انتشارند، بررسي می‌کند و به‌طور مستمر مدخلگزيني را انجام مي‌دهد. علاوه‌بر دايرةالمعارف اسلام (ويرايشهاي اول، دوم و همچنين ويرايش سوم كه درحال انتشار است)، از ده‌ها دانشنامه و دانشنامه‌گونه در كنار صدها منبع تخصصي ديگر براي مدخلگزيني استفاده شده‌است که برخی از آنها عبارت‌اند از: دايرةالمعارف اوقاف ترك، ايرانيكا، دايرةالمعارف جهان نوين اسلام و ويرايش دوم آن، كتاب دایرة‌المعارف، دايرةالمعارف قرآن، دانشنامه‌گونه‌هايي چون الأعلام و تتمةالأعلام، ريحانةالأدب، قاموس‌الأعلام، و دانشنامه‌هاي تخصصي‌تری چون معلمةالمغرب و دايرةالمعارف اسلامي چين (به زبان چيني).
حاصل كار مدخلگزيني و غربالگري مدخلها، بيش از 33000 مدخل اصلي است كه از آن ميان بيش از 19000 مدخلْ مصوب، و بقيه حذف شده‌است. حدود 7000 مدخل ارجاعي نيز خواننده را به مدخلهای اصلي راهنمایی می‌کند.
وظايف مديريت مدخل را مي‌توان براساس سه كاركرد بازنمايي دانش، نقشه‌گونگي و دانش‌شمولي دانشنامه تبیين كرد. دانشنامه‌نگاري در دانشنامة جهان اسلام از مديريت مدخل آغاز مي‌شود و با مديريت مدخل پايان مي‌يابد. گزينش و غربالگري مدخلها متناظر است با گزينش واحدهاي سازندة دانش كه بايد برحسب اهداف و مخاطبان مفروض دانشنامه به گونه‌اي انجام شود كه نقشهاي از دانش را به‌تصوير كشد كه برآورندة اهداف دانشنامه باشد. برقراري ارتباط اوليه بين مداخل، ضامن شكل‌گيري شبكه‌اي معنايي است. نهايتاً پس از آماده‌شدن مقالات (= دانش‌شمولي دانشنامه) نيز ارجاعات متداخل بين محتواي مقالات، اين شبكة معنايي را كامل مي‌كند و در نتيجه از بازگويیها و همپوشانیهاي غيرضروري هم اجتناب مي‌شود. بخش مدخل بنياد دايرةالمعارف اسلامي در چرخة مذكور، این وظايف اصلي را داشته‌است:
- استخراج مدخلهای جديد از دايرةالمعارفهاي معتبر و ساير منابع علمي تخصصي با توجه به اصول و ضوابط مدخلگزيني.
- ارزيابي مدخلها (مدخلهای گزينش‌شده از منابع يا پيشنهادي از طرف متخصصان يا مراكز علمي) با شاخصهاي ارزيابي مدخل برای حذف یا ابقا يا ارجاع آنها.
- پردازش مدخلها، شامل تعيين شكل اشهر و پذيرفته‌شدة مدخل، رده‌بندي موضوعي مدخل، تعيين معرف، تعيين منابع اصلي، تعيين شاخه و زيرشاخه‌هاي موضوعي و همچنين گروه علمي متولي تهية مقاله، و به‌ويژه سازماندهي اين اطلاعات در بانك اطلاعات مدخل به‌منظور تسهيل مديريت و دسترسي به آنها.
- بررسي نهايي محتواي مقالات دانشنامه برای ايجاد ارجاع به مدخلهای دیگر در متن مقالات و اجتناب از همپوشیهاي موضوعي و محتوايي مقالات.
علاوه براین وظايف اساسي، بخش مدخل وظايف ديگري نيز داشته‌است كه عبارت‌اند از:
- مديريت و هماهنگي طرح نمايه‌سازي مقاله‌هاي مجلات موجود در كتابخانة بنياد دايرةالمعارف اسلامي ذيل مدخلهای مصوب و در قالب بانك اطلاعات نمايه. اين طرح با هدف فراهم‌آوردن اطلاعات مورد نياز مؤلفان در تأليف مقالات از مهرماه 1378 آغاز شده و هم‌اكنون مشخصات حدود 000،70 مقالة فارسي و عربي و انگليسي در بانك اطلاعات نمايه سازماندهي شده‌است.
- مديريت طرح ترجمة مدخلها به انگليسي و عربي.
- مديريت طرح رتبه‌بندي مدخلهای گروههاي علمي، براساس درجة اعتبار و اهميت مدخلها براي دانشنامه.
- تحقيقات تطبيقي بين دايرةالمعارفهاي مهم، و ساير بررسیهاي مورد نياز برای سياستگذاریهاي جديد يا تغيير رويّه‌هاي موجود و همچنين برای آگاهي از وضع كنوني و بهتر کردن آن.
با توجه به وظايف، فعاليتها، دانش و تجربة مديريت مدخل در بنياد دايرةالمعارف اسلامي، مجموعة مدخلهای دانشنامة جهان اسلام چكيده و عصاره‌اي از اهمّ منابع و مراجع اين حوزه است؛ مجموعه‌اي كم‌نظير و مستند به منابع معتبري كه براساس اصول و ضوابط دانشنامه‌نگاري تدوين شده‌است و نقشهاي خوش‌نما از مطالعات اسلامي را در گسترة تاريخي و جغرافيايي اسلام به‌تصوير مي‌كشد.