معرفی یکسان مآخذ هر مقاله با رعایت موازین علمی، و درج دقیق نشانیها و ساماندهی ارجاعات، ابتدا در واحد کتابشناسی به‌عنوان یکی از واحدهای تشکیل‌دهندة بخش آماده‌سازی علمی صورت می گرفت و همة فعالیتهای مربوط به‌ ترتیب و تنظیم منابع در این واحد متمرکز بود.

گسترش فعالیت گروههای علمی و فزونی‌گرفتن امر تولید مقالات به گستردگی وظایف واحد کتابشناسی انجامید. به‌ویژه ازاین‌رو که این واحد در جریان کار خود ناگزیر از پرداختن به مسائل جدیدی شده‌ بود، ازجمله بررسی درصدی از استنادهای مقالات دانشنامه، به‌منظور احراز درستی آنها، مراقبت از اینکه استنادها به منابع اصیل و معتبر صورت گرفته ‌باشد، آوردن منابع اصلی به‌جای متن‌ ترجمه‌شدة آنها، توجه به کاربرد دقیق «استناد» و «ارجاع» و به‌کارگیری استنادها در مواضع مناسب مقاله و ساماندهی شبکة ارجاعی، همچنین بررسی‌ ترتیب منطقی ذکر منابع در نشانیها، و رعایت بسیاری نکات. این واحد در 1380 به «بخش کتابشناسی» و متعاقباً در 1385 به «بخش کتابشناسی و ویرایش استنادی» تغییرنام یافت.

مآخذ هر مقالة‌ علمی در حکم سند اصالت و اعتبار مطالب آن مقاله است. پیروی از موازین علمی دانشنامه‌نگاری و لزوم اثبات مستدل مطالب مقاله‌ها، ارجاع و استناد به سند و مدرکی معتبر را ضروری می‌سازد. بدین‌ ترتیب نه‌تنها صحت برداشتها تضمین می‌شود، بلکه فعالیتهای علمی پیش‌کسوتان نیز محترم شمرده خواهد شد و از سوی دیگر وجود سیاهة منابع مورد استناد به‌منزلة کتابشناسی تخصصی خواهد بود که خواننده و پژوهشگر را از میان انبوع مآخذ در اسرع وقت به منابع مورد نظر راهنمایی خواهد کرد و درعین‌حال کتابشناسی مقاله مناسب‌ترین معیار برای اعتبار آن خواهد بود.

هدف بخش کتابشناسی و ویرایش استنادی برای ارتقای کیفی مطالب دانشنامة جهان اسلام، حصول اطمینان از درستی مطالب مندرج در مقالات و برداشتهای نویسندگان این مقالات از مآخذ مختلف، ساماندهی وضع ارجاعات و اطلاعات کتابشناختی اشکال مختلف منابع مورد استفاده با رعایت اصول تدوین کتابنامه‌نگاری، کسب اطمینان از استنادنکردن به منابع ثانوی و نامعتبر و به‌طور کلی ویرایش استنادی این مقالات است.

. به‌منظور تخصصی‌تر شدن فعالیتها و دستیابی سریع‌تر به مهارتهای لازم در زمینة شناخت منابع و آشنایی با حوزه‌های موضوعی خاص، ‌فعالیت اعضا در شاخه های موضوعی تخصصی صورت می گیرد.

وظایف بخش کتابشناسی و ویرایش استنادی به سه مقوله تقسیم‌ می‌شود: بررسی و حصول اطمینان از درستی مطالب و اعتبار منابع؛ ساماندهی ارجاعات؛ تنظیم منابع بررسی و حصول اطمینان از درستی مطالب و اعتبار منابع

1. بررسی موردی درصدی از استنادها به‌منظور حصول اطمینان از صحت برداشتها و درستی ارتباط محتوایی میان متن و سند.

2. تصحیح برداشتهای مبهم، غیردقیق و مخدوش و احیاناً حذف مطالب بی‌ربط با سند.

3. مستندسازی مطالب غیرمستند و درج مآخذ لازم در متن با مشورت با مسئول شاخة موضوعی یا مدیر گروه مربوط.

4 . روزآمدسازی داده‌ها، ارقام و آمار با استناد به منابع جدیدتر در موارد لزوم.

5. بررسی منابع از حیث اینکه در استنادها احیاناً از منابع ثانوی، نامعتبر و کم‌اهمیت استفاده نشده‌ باشد.

6. توصیه برای بهره‌گیری از مآخذ معتبری که از استناد به آنها غفلت شده‌است.

7. بررسی منابع الکترونیکی از حیث اعتبار، مخدوش‌نبودن اطلاعات و پایداربودن منبع و مطالب مورد استفاده.

8 . تهیة گزارش دربارة مقالاتی که از جهت صحت مطالب و برداشتها و بهره‌گیری از منابع به تجدیدنظر یا تغییرات جدّی نیاز دارند.

ساماندهی ارجاعات

1. تعیین جای مناسب ارجاعات درون متنی.

2. هماهنگ‌سازی شبکة ارجاعی.

3. درج ارجاعات ازقلم‌افتاده.

4. تطبیق ارجاعات مقالات‌ ترجمه‌ای با ارجاعات متن اصلی.

5. تعدیل ارجاعات متعدد یک مطلب با حذف ارجاعات به منابع ثانوی و کم‌اهمیت.

6. اخص‌سازی ارجاعات کلی در صورت لزوم

7. حذف ارجاعات کور و جایگزین‌کردن آنها با ارجاعات مناسب.

8 . بررسی درستی ارجاعات ازحیث دقت در ارائة شمارة جلدها، صفحه‌ها و نیز نوع ارجاع.

تنظیم منابع و تهیة پیشینه‌های مستند آنها

1. تعیین سرشناسه برای انواع منابع در محلهای گوناگون براساس قواعد استاندارد پذیرفته‌شده.

2. بررسی مشخصات کتابشناختی منابع در اشکال مختلف آن و تکمیل کاستیها و تصحیح اشتباهات.

3. تهیة پیشینة مستند ویژة منابعی که برای نخستین‌بار مورد استفاده قرار می‌گیرند.

4. ورود اطلاعات پیشینه‌های مستند به نرم‌افزار کتابشناسی.

5.‌ ترجمة توضیحات درج‌شده در ذیل برخی منابع‌ ترجمه‌ای.

6. حذف مآخذ بی‌ربط از فهرست منابع.

7. تعیین شکل کامل اختصارات به‌کاررفته در ارجاعات متن و در منابع.

8 . هماهنگ‌کردن بزرگ‌نویسی حروف در آغاز کلمات در عناوین منابع لاتین.

9. تعیین اختصارات منابع فارسی و عربی پربسامد.

10. تنظیم منابع براساس الفبای سرشناسه در دو بخش منابع به خط فارسی و عربی و منابع به خط لاتین.

مراحل کار بر روی مقالات در بخش کتابشناسی

مقالات پس از اتمام کار ویراستاری آنها از بخش ویرایش به بخش کتابشناسی و ویرایش استنادی سپرده می‌شود و در این بخش براساس اولویت‌ الفبایی و برحسب شاخة موضوعی اعضا، بین آنان توزیع می‌گردد. هر عضو پس از دریافت مقاله، ضمن مطالعة دقیق متن، استنادات و ارجاعات درون متن را استخراج و شمارة جلد و صفحة ارجاعات داده شده به هر منبع را با ذکر صفحات مقالة مورد نظر بر روی برگه‌ای به ابعاد 5/7 در 5/12 سانتیمتر یادداشت می‌کند. مجموعة این یادداشتها درواقع نشان‌دهندة وضع ارجاعات به یک منبع و ابزاری مناسب برای پیگیریهای لازم و کنترل تغییرات ارجاعی احتمالی در مراحل بعدی است.

هنگام مطالعة مقاله برخی از اشکالات احتمالی مشخص و از مسئولان مقاله پرسیده می‌شود. ازجملة این اشکالات است: استفاده‌نکردن از منابع اصلی، تعدد منابع و رعایت نکردن تناسب بین مطالب و شمار ارجاعات، ارائة مستندات در مواضع نامناسب، بی‌توجهی به رعایت قاعدة استناد و ارجاع، نبود پانویسهای لازم، خطاهای احتمالی در ذکر شمارة جلد یا صفحه، وجود ابهام در بیان مطلب.

در مرحلة بعد نوبت به مستندکردن اطلاعات کتابشناختی منابع مقاله می‌رسد. در این مرحله به تعیین شناسة مستند برای هر منبع جدید، بررسی درستی ضبط عنوان و شرح تألیف و وضع نشر پرداخته می‌شود. ضمناً باید مراقبت شود که همة منابع مذکور در متن مقاله در فهرست پایانی درج شده و نیز در متن به همة منابع فهرست پایانی ارجاع شده‌ باشد.

برگه‌های مزبور در حکم کاربرگه یا برگه‌های عملیاتی منابع هر مقاله به‌شمار می‌روند و پس از تکمیل اطلاعات لازم مجموع آنها فهرست پایانی مقاله را تشکیل می‌دهد که در دو بخش منابع به خط فارسی و عربی و منابع به خط لاتین تنظیم می‌شوند.

بخش کتابشناسی دارای بانک اطلاعات کتابشناختی منابع استفاده شده در مجلدات مختلف دانشنامه است. درواقع براساس کاربرگه‌های یادشده، برای هر منبع برگة مستندی تهیه می‌شود که علاوه‌بر اطلاعات فراهم‌شده بر روی کاربرگه، مدخلهایی که در آنها از منبع موردنظر استفاده شده نیز درج می‌شود. مجموعة این برگه‌ها فهرست مستند بخش کتابشناسی را تشکیل می‌دهد که به‌صورت دستنویس و ماشینی دردسترس است. فهرست ماشینی مشتمل بر اطلاعات حدود سی‌هزار منبع در اشکال مختلف از جمله کتاب چاپی، نسخة خطی، مقاله، پایان‌نامه، سند و نقشه به خط فارسی و عربی است. کار ورود اطلاعات مربوط به مدخلهای وابسته به هر منبع در فهرست ماشینی نیز در برنامة کار بخش قرار دارد.

یکی از مزایای مهم این فهرست امکان تطبیق اطلاعات کاربرگه‌های جاری با برگه‌های مستند موجود در فهرست مزبور است. این تطبیق هم امکان تصحیح خطاهای احتمالی و هم امکان استفاده از چاپهای معتبر را فراهم می‌سازد. مدخلهای مندرج در ذیل هر منبع نیز مطالعه و تحلیل استنادی منابع دانشنامه را ممکن می‌سازد. همچنین اعضای گروهها و بخشها با مراجعه به فهرست ماشینی می‌توانند از اطلاعات کتابشناختی این فهرست برای تنظیم منابع مقالات خود بهره بگیرند.

یکی از مهم‌ترین وظایف بخش کتابشناسی، بررسی درصدی از ارجاعات درون متن و تطبیق موردی منقولات نویسندگان با منابع ارائه شده‌است. این امر در حصول اطمینان از درستی مطالب نقل‌شده و صحت رابطة محتوایی میان متن و سند و رفع ابهام از برداشتهای احیاناً مبهم و مخدوش، مستندسازی مطالب غیرمستند و جز اینها مؤثر است. پرسشها و ابهامات باقیمانده نیز در تعامل با گروهها رفع می‌شود. در جریان مطالعة مقاله و بررسی ارجاعات، به امر ساماندهی ارجاعات، ازجمله ارائة ارجاعات در مواضع مناسب مقاله، هماهنگ‌سازی شبکة ارجاعی، درج ارجاعات ازقلم‌افتاده و تنظیم منطقی (سنوی، اهمیت منبع، و نحوة ارائة مطالب و ...)، و حذف ارجاعات کور نیز توجه می‌شود.

برای حصول اطمینان از درستی اصلاحات اعمال شده و پرهیز از خطاهای احتمالی، مقالة کتابشناسی‌شده را کتابشناس سرشاخه و مدیر بخش بازبینی می‌کنند و درصورت لزوم اصلاحات لازم اعمال می‌شود. سپس مقاله برای انجام مراحل بعدی به دفتر پیگیری ارسال می‌گردد.

در چرخة نگاه آخر، مقالات بار دیگر به بخش کتابشناسی سپرده می‌شود. در این مرحله مسئول کتابشناسی هر مقاله موظف است نسخة کتابشناسی‌شده را با نسخة نگاه آخر تطبیق و از اعمال اصلاحات خود اطمینان حاصل نماید. مدیر بخش نیز بار دیگر نسخة نگاه آخر را با دقت از نظر می‌گذراند تا اصلاحی از قلم نیفتاده باشد.