دفتر اسناد رسمی

دفتر اسناد رسمی، نهادی وابسته به سازمان ثبت که متکفل تنظیم و ثبت قانونی اسناد معاملات است. «دفتر» در لغت یعنی اوراق به هم پیوسته‌ای که در یک مجموعه جای داده شده‌است (← زَبیدی، ذیل «دفتر»؛ نیز ← دفتر*) و از جمله معانی اصطلاحی آن، محلی است که اوراق و اسناد حقوقی در آنجا ثبت یا نگاهداری می‌شود (← شرتونی؛ جعفری لنگرودی، ذیل «دفتر»). واژة سند (جمعِ آن، اسناد) در اصطلاح حقوق، نوشته‌ای است که در مقام اثبات دعوا یا دفاع از آن قابل استناد باشد. اسناد رسمی اسنادی است که در ادارة ثبت اسناد و املاک، دفاتر اسناد رسمی یا نزد مأموران رسمی و در حدود صلاحیت آنها و برطبق مقررات قانونی تنظیم شده باشد. سایر اسناد، اسناد عادی به‌شمار می‌روند (← کاتوزیان، 1384شالف، ج 1، ص 275؛ نیز ← ایران. قوانین و احکام، 1388شب، «قانون مدنی»، مواد 1287ـ1289). در ایران، دفاتر اسناد رسمی برای تنظیم روابط حقوقی اشخاص و مستندساختن و اعتباربخشیدن به انواع قراردادها برای پیشگیری از بروز اختلاف در مراجع قضائی تأسیس شد. این دفاتر که گاه دفترخانه یا محضر هم نامیده می‌شود، در اصطلاح حقوقی مؤسسه‌ای وابسته به ادارة ثبت است که در محدودة قانونی وظیفة ثبت قانونی اسناد و املاک را برعهده دارد (← دهخدا، ذیل «دفترخانه»).موضوع ثبت اسناد و نگاهداری آنها در ایران سابقه‌ای طولانی دارد؛ قدیم‌ترین سند موجود در این‌باره، متعلق به شهر دونگی (در بین‌النهرین) است که نقشة اراضی تقسیم‌شدة شهر دونگی را در حدود چهار هزار سال پیش از میلاد نشان می‌دهد (شهری، ص 1). در قانون‌نامة حمورابی موادی دربارة لزوم کتبی بودن قراردادها، اجاره‌نامه‌ها و عقد ازدواج با حضور گواهان آمده است. برطبق این قانون‌نامه، هرگاه کسی مزرعه یا خانه‌ای را می‌خرید لوح مکتوب قرارداد مالکیت فروشنده شکسته و لوح جدیدی نوشته می‌شد (حمورابی، ص 45، بند 93، ص50، بند 128). در زمان هخامنشیان ثبت ملک در دفاتر دولتی معمول بود و تنها کسانی حق اقامه دعوا دربارة ملک را داشتند که نام آنها در دفتر مخصوص ثبت شده‌بود. در زمان اشکانیان و ساسانیان ثبت قراردادها و پیمانها با ضوابط دقیق‌تری ادامه یافت. دیوان کرتکان، عهده‌دار نظارت بر ثبت و نگه‌داری اسناد املاک بود. مسئولیت نوشتن این اسناد برعهدة ماتیگان (استاندار) بود؛ وی برای کتابت اسناد دبیرانی در اختیار داشت. پس از ساسانیان، در عصر خلافت اسلامی، اسناد و مدارک در خزانه* نگاهداری می‌شد و خزانه اسناد را خزانه حجت می‌نامیدند (← بریان ، ج 1، ص 189ـ191، 884، 887؛ قائم‌مقامی، ص28ـ31؛ اختری، 1388ش، ص18، 22، 25ـ26).پیش از اسلام به‌سبب کمی باسوادان در میان عرب و نیز خصلت کوچ‌نشینی آنها، نقل و انتقال اموال و املاک معمولاً به صورت مکتوب نبوده‌است، هرچند گزارشهایی از ثبت املاک در عصر جاهلی به‌ویژه دربارة خرید و فروش خانه، زمین و مزرعه، وجود دارد. پس از اسلام، باتوجه به تأکید قرآن و احادیث بر موضوع ثبت و کتابت دیون، اهتمام به موضوع کتابت اسناد و معاملات جدّی شد (← بقره : 282؛ معزی‌ملایری، ج23، ص88 ؛ جوادعلی، ج5، ص615؛ اختری، 1377ش، ص49ـ50).از مهم‌ترین مصادیق ثبت اسناد در صدر اسلام، ثبت مکتوب واگذاری اِقطاعات و تنظیم سند برای آن از جانب پیامبر اکرم صلی‌اللّه‌علیه‌وآله‌وسلم است که گزارش آن در منابع تاریخی آمدهاست، از جمله در اِقطاع معادن قَبَلیه (در نزدیکی مدینه) به بلال‌بن حارث (← ابن‌اثیر، ذیل «قطع»؛ یاقوت حموی، ج 4، ص 307ـ308). در زمان پیامبر اکرم افرادی خاص وظیفة کتابت دیون و معاملات را برعهده داشتند (← کتانی، ج 1، ص 275ـ276). مفسران، مُفاد فقره «وَ لْیَکتُبْ کاتبٌ بِالعدلِ» از آیة 282 سورة بقره را آن دانسته‌اند که «کاتب عادل» باید محتوای معاملات و دیون را به‌دقت و با رعایت موازین حقوقی بنویسد و در ثبت اوصاف «مورد معامله» اهمال نورزد (برای نمونه ← طبرسی؛ فخررازی؛ طباطبائی، ذیل آیه). برخی فقها به استناد این آیه نوشتن دیون و مستندسازی معاملات را، به‌ویژه در مواردی که احتمال تباه شدن حقوق متعاملین وجود دارد، لازم شمرده‌اند (← مقدس اردبیلی، ص 443؛ مطیعی، ج 13، ص 99؛ حسینی میلانی، ج 1، ص 227؛ مکارم شیرازی، ج 5، ص 226؛ نیز ← دَین*).در دورة مغول یکی از مهم‌ترین مواد یاسای غازانی (مجموعین قوانین غازان‌خان مغول)، دربارة تشکیل مرکزی بود که اسناد و املاک را به‌منظور خاتمه‌دادن به احکام متعارض محاکم و جلوگیری از تزویر در اثبات مالکیت اراضی ثبت کند. طبق این قانون، نوشتن قباله‌های مالکیت و اسناد معاملات غیرمنقول منحصراً برعهده کاتبانی مخصوص بود که «کُتّاب دارالقضا» خوانده می‌شدند. این کاتبان می‌توانستند مبلغی معیّن را از متقاضی ثبت سند به‌عنوان حق‌التحریر اخذ کنند. پس از ثبت ملک، ادعایی برخلاف آن مسموع نبود. همچنین اسناد و مدارکی که جعلی بودن آن به اثبات می‌رسید، در «طاس عدل» (ظرفی پر از آب که در محکمه قرار داشت) شسته می‌شد و سند جدیدی برای مالک نوشته می‌شد (← رشیدالدین فضل‌اللّه، ج 2، ص 1398؛ راوندی، ص 174ـ176؛ شهری، ص 2).در دوران صفویه، از جمله وظایف صدر دیوانخانه علاوه بر حل و فصل دعاوی، تنظیم اسناد و معاملات و عقدنامه‌ها و ثبت آنها در دفتر مخصوص بود. در کاروانسراها و شهرهای مهم دفاتری بود که معاملات تجار در آن ثبت و مبلغی به‌عنوان حق‌الثبت دریافت می‌شد. همچنین دفتر دیگری به نام «دفترخانة همایون» بود که اراضی و املاک شاه را شخص یا اشخاصی با عنوان میرزا در آن ثبت می‌کردند. البته اصطلاح «دفترخانه» در عهد صفویان و پس از آن تا اوایل دورة قاجار بر آن بخش از دستگاه حکومت گفته می‌شد که متصدی ثبت دخل‌وخرج دولت بود (← مهدوی دامغانی، ص 119؛ شهری، ص 3؛ اختری، 1377ش، ص 63).برخی عالمان برجستة امامی پیش از عصر قاجار و در دورة قاجار، دفتری باعنوان ثبت اسناد یا دفتر شرعیات دایر می‌کردند که به تنظیم اسناد و معاملات و نگارش مبایعه‌نامه‌ها و سایر اسناد رایج آن عهد می‌پرداخت و خلاصه آن در دفتر ویژه‌ای به نام «دفتر شرعیات» یا «دفتر رسائل» ثبت می‌شد. در این دفاتر، متن کامل اسناد، ثبت نمی‌شد، بلکه خلاصه سند گواهی و ممهور می‌شد. عالمان و مجتهدان برجسته (مانند حاج ملاعلی کنی، شیخ‌فضل‌اللّه نوری و میرزا ابوطالب زنجانی) «محضر» یا اصطلاحاً «محضر شرع» یا «محکمة شرع» داشتند. صاحبانِ محضر به‌عنوان سند معاملات، بنچاق یا قباله‌ای را که مهر و امضا شده بود، به اشخاص می‌دادند و هر معامله دربارة ملک موردنظر را صاحب سند مزبور انجام می‌داد (← اعتمادالسلطنه، ص 205؛ حبیب‌آبادی، ج 5، ص 1598؛ موسوی میرزایی، ص 43؛ راوندی، ص 248ـ249؛ در محضر شیخ‌فضل‌اللّه نوری، ج 1، ص 7ـ8 ؛ برای نمونه اسناد ← در محضر شیخ‌فضل‌اللّه نوری، ج 1، ص 118ـ124؛ مؤمنی، ص 195ـ199).نخستین کوشش حکومتی برای ثبت اسناد، تنظیم و تدوین آیین‌نامه‌ای باعنوان قانون تمبر و مهر دولتی در 1303 در زمان ناصرالدین‌شاه قاجار بود که البته به‌سبب اعتراض علما و مردم، حکم نسخ آن از جانب شاه صادر شد. این آیین‌نامه حاوی فصلی دربارة ثبت اسناد در دفاتر اسناد رسمی بود (← دامغانی، ص 121ـ122، 134ـ135؛ در محضر شیخ‌فضل‌اللّه نوری، ج 1، ص 7، 10ـ11). در آغاز مشروطه دعاوی مالکیت از مهم‌ترین علل بروز اختلافات میان مردم بود؛ در مادّة 30 قانون اصول تشکیلات عدلیه مصوب 1329 به مباشرین، دفتر راکد ثبت اسناد و مدیریت ثبت اسناد اشاره شد و تشکیل و تنظیم دفتر ثبت اسناد و تعیینِ حقوق و وظایف آن موکول به قانون خاص گردید. در 1290ش، قانون ثبت اسناد با هدف پیشگیری از وقوع معاملات متعارض، نظارت بیشتر دولت بر معاملات املاک و حفاظت از منابع طبیعی به تصویب رسید. به‌موجب این قانون «دایرة ثبت اسناد» و «دفتر راکد کل» در حوزه‌های محاکم ابتدایی وزارت عدلیه تأسیس شد. در این قانون، به موضوع ثبت املاک پرداخته نشد و برطبق آن، اسناد ثبت‌شده لازم‌الاجرا نبود. این قانون در 1302ش منسوخ و قانون ثبت اسناد و املاک در 126 مادّه به جای آن تصویب شد که برای نخستین‌بار به موضوع ثبت املاک پرداخت. در 1306ش قانون ثبت عمومی املاک و مرور زمان در نه مادّه تصویب شد که ثبت همة اموال غیرمنقول را الزامی دانست. این قانون بعدها تغییراتی یافت (← در محضر شیخ‌فضل‌اللّه نوری، ص 9؛ کاتوزیان، 1384شب، ص20ـ21؛ اختری، 1388ش، ص 35ـ36).نخستین قانون که بر پایة آن دفاتر اسناد رسمی فعلی شکل گرفت، قانون تشکیل دفاتر اسناد رسمی مصوب 1307ش در بیست مادّه بود. این قانون به وزارت دادگستری اجازه داد تا دفاتر اسناد رسمی را برحسب نیاز در نقاط مختلف کشور تأسیس کند. معاملات اموال غیرمنقول ثبت‌شده در دفتر املاک نیز می‌بایست در ادارة ثبت اسناد و املاک تنظیم و ثبت می‌گردید. سپس مواد 194 تا 207 قانون ثبت اسناد و املاک مصوب 1308ش به دفاتر اسناد رسمی اختصاص یافت و با تصویب این قانون، مقررات قبلی منسوخ شد. مطابق این قانون در مناطقی که دفتر اسناد رسمی تأسیس نشده است، متعاملَیْن برای تنظیم سند رسمی باید به ادارة ثبت مراجعه کنند و در مناطقی که دفتر اسناد رسمی وجود دارد، تنظیم اسناد در دفترخانه‌ها صورت می‌گیرد. با تصویب قانون ثبت در 1310ش، قوانین و مقررات قبلی دربارة ثبت اسناد و املاک و نیز دفاتر اسناد رسمی منسوخ شد و مقررات تشکیل دفتر اسناد رسمی به گونه‌ای مبسوط‌تر مطرح شد. بر پایة مواد 82 و 83 این قانون، در هر دفترخانه باید حداقل یک نمایندة ثبت اسناد حاضر باشد و همة اسناد باید در دو دفتر (دفتر نمایندة ثبت و دفتر سردفتر اسناد رسمی) ثبت شود. بنا بر مادّة 85 ، اگر دفتر اسناد رسمی در «محضر» یکی از مجتهدان جامع شرایط مستقر باشد، حضور نمایندة ثبت مشروط به اجازة وزارت عدلیه لازم نیست. در خرداد 1316 «قانون دفاتر اسناد رسمی» در شصت‌وپنج مادّه تصویب شد که احمد متین دفتری، وزیر دادگستری وقت، تدوین‌کنندة آن بود. در 1316ـ1317ش نظامنامه و آیین‌نامه این قانون نیز به‌تصویب رسید. از ویژگیهای این قانون آن بود که وزارت دادگستری را مکلف می‌کرد در هر حوزة ثبتی یک دفترخانه تأسیس کند و تنظیم و ثبت اسناد را تنها در صلاحیت این نهاد می‌دانست. در 1354ش «قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران» به‌تصویب رسید و قوانین پیشین را نسخ کرد. مطابق این قانون، ثبت همة اسناد در دفتر اسناد رسمی الزامی شد و دفتر نمایندة ثبت از دفترخانه‌ها حدف گردید. این قانون با اصلاحات بعدی هم‌اکنون بر دفاتر اسناد رسمی حاکم است (← مهدوی دامغانی، ص 126ـ127؛ شهری، ص 5ـ7).جایگاه و تأثیر ثبت اسناد و املاک در انتقال ملکیت و اهمیت و وقوع معامله مورد توجه قانون‌گذاران ایرانی بوده است. هرچند قانون مدنی ایران (مادّة 339) وقوع بیع را پس از توافق بایع و مشتری و انعقاد ایجاب و قبول دانستهاست، باتوجه به لزوم ثبت انتقالات املاک به‌موجب قوانین (← ایران. قوانین و احکام، 1388شج، «قانون ثبت اسناد و املاک»، مادّة 22)، انتقال آنها بدون ثبت در دفاتر اسناد رسمی، قانونی تلقی نمی‌شود. به نظر حقوق‌دانان تنظیم سند رسمی برای انتقال این‌گونه اموال ضروری است. هرچند انتقال آنها بدون تنظیم سند رسمی باطل نیست و معامله صحیح به‌شمار می‌رود، پیش از ثبت سند آن در دفتر اسناد رسمی این انتقال ضمانت اجرای قانونی ندارد، مثلاً نمی‌توان وقوع آن را در صورت طرح دعوا در محاکم، اثبات کرد (برای نمونه ← کاتوزیان، 1374ش، ج 1، ص 256ـ257؛ شهیدی، ص 78ـ79).مطابق قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب 1354ش، مهم‌ترین ارکان دفاتر اسناد رسمی عبارت‌اند از: سردفتر، دفتریار و دفاتر مخصوص. ادارة امور دفترخانة اسناد رسمی و سرپرستی آن با سردفتر است. سردفتر با رعایت مقررات قانون مزبور بنا به پیشنهاد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و با جلب نظر کانون سردفتران و دفتریاران و به‌موجب ابلاغ وزیر دادگستری گزینش و منصوب می‌شود (برای شرایط سردفتر ← ایران. قوانین و احکام، 1388شالف، ص 18ـ20). بنا بر مواد 29 تا 31 قانون یادشده، سردفتران به‌عنوان نمایندة سازمان ثبت، وظایف متعددی برعهده دارند، از جمله: احراز هویت و صلاحیت طرفین معامله برای اجرای آن، احراز مالکیت طرف معامله بر مورد معامله، احراز تحویل مورد معامله و تصرف آن، احراز مبلغ مناسب در معاملة املاک با استعلام از ادارة دارایی و نظارت بر تنظیم سند در اوراق مخصوص همراه با امضا و مهر دفترخانه (← شهری، ص 155ـ165؛ مرادی، ص 49؛ ایران. قوانین و احکام، 1388شالف، ص 31ـ33؛ همو، 1388شج، «قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران»، مواد 29ـ31).دفتریار، به‌موجب مادّة 3 همان قانون، کسی است که سمت معاونت دفترخانه را برعهده دارد. ممکن است دفترخانه چند دفتریار داشته باشد؛ سازمان اداری دفترخانه را سردفتر، دفتریاران و شماری کارمند اداره می‌کنند. دفتریاران به پیشنهاد سردفتر و با ابلاغ سازمان ثبت اسناد و املاک به این سمت منصوب می‌شوند (← شهری، ص 183ـ184).محل دفترخانه با پیشنهاد سردفتر و موافقت ادارة ثبت محل (شهر یا بخش) تعیین می‌شود. درصورت ضرورت، انتقال محل دفترخانه به محل دیگر در همان شهر یا بخش با تصویب ثبت محل امکان‌پذیر است. افزایش تعداد دفترخانه‌ها و تأسیس دفترخانه جدید باتوجه به نیازمندیهای هر محل و نیز آمار جمعیت و درآمد حاصل از حق‌الثبت معاملات صورت می‌گیرد (← ایران. قوانین و احکام، 1388شج، «قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران»، مواد4 و 5).پیش از تصویب قانون مصوب 1354ش، استقرار دو دفتر در دفترخانه (دفتر سردفتر و دفتر دفتریار) الزامی بود؛ پس از تصویب و اجرای این قانون، تنظیم اسناد در دو نسخه، یکی برای پروندة دفترخانه و دیگری برای طرفین معامله، رایج شد. بر پایة مقررات فعلی، در هر دفترخانه اسناد رسمی، وجود این دفاتر قانونی ضروری است: 1) دفتر ثبت اسناد: دفتری مهر و موم شده که اسناد در آن ثبت می‌شوند؛ 2) دفتر راهنما: دفتری شامل اسامی معامله‌کنندگان، نوع سند و شماره و تاریخ سند؛ 3) دفتر درآمد: دفتری مهروموم شده برای ثبت شمارة قبض و نیز وجوه دریافتی از ارباب رجوع؛ 4) دفتر ثبت مکاتبات و تقاضانامة اجرایی و خلاصة معاملات؛ 5) دفتر ابواب جمعی قبوض سپرده و اوراق بهادار؛ 6) دفتر گواهی امضا: در این دفتر امضای ذیل سندنوشته‌های عادی تصدیق می‌شود که در نتیجه، چنین سندی مسلّم‌الصدور و در حکم سند رسمی شناخته می‌شود؛ 7) دفتر ثبت اسامی اشخاص ممنوع‌المعامله و املاک بازداشت‌شده؛ 8) دفتر ثبت شمارة پلاک املاک دارای سند المثنّی (← شهری، ص 184ـ185؛ الفی، ص 45ـ46؛ تفکریان، ص 63ـ64؛ نیز ← ایران. قوانین و احکام، 1388ش ب، «آیین دادرسی مدنی»، مادّة 375؛ همو، 1388ش ج، «قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران»، مواد 18ـ21).دفاتر اسناد رسمی می‌توانند همة معاملات (اعم از عقود و ایقاعات) دربارة اموال منقول و غیرمنقول و نیز هرگونه تعهدنامه، اقرارنامه، و رضایت‌نامه و به‌طور کلی هر سندی را ثبت کنند. ولی ثبت برخی معاملات منوط به اجازة مخصوص از سازمان ثبت اسناد و املاک است، مثلاً بنا بر آیین‌نامة ثبت انتقالات و معاملات کشتیها مصوب 1344ش، ثبت همة انتقالات و معاملات و اقاله راجع به کشتیها اعم از عین یا منفعت، اجباری است و منحصراً به‌وسیلة دفاتر اسناد رسمی که طبق مقررات این آیین‌نامه از ادارة کل ثبت اسناد و املاک اجازة مخصوص دارند، انجام می‌شود. دفاتر اسناد رسمی برای انجام دادن برخی وظایف خود، باید از ادارات مالیاتی استعلام کنند وگرنه متخلف شناخته می‌شوند و ارزش سند ثبتی آنان مخدوش خواهد بود. مثلاً برطبق مادّة 187 قانون مالیاتهای مستقیم مصوب 1366ش با اصلاحات بعدی، صاحبان دفاتر اسناد رسمی مکلف‌اند قبل از ثبت یا اقاله یا فسخ سند معامله، مراتب را با شرح و مشخصات کامل و چگونگی نوع و موضوع معاملة موردنظر به حوزة مالیاتی محل وقوع ملک یا محل سکونت مؤدی، اعلام و پس از کسب گواهیِ انجام‌دادنِ معامله، به ثبت یا اقاله یا فسخ سند معامله اقدام کنند. همچنین بر پایة مادّة 35 همان قانون، همه دفاتر اسناد رسمی هنگام ثبت تقسیم‌نامه یا هر نوع معامله ورّاث درباره ارثیه، باید گواهی‌نامه حوزه مالیاتی صلاحیت‌دار را مبنی بر نداشتن مالیات یا پرداخت مالیات قانونی، مطالبه کنند وگرنه مجاز به ثبت نیستند (← ایران. قوانین و احکام، 1388ش ج، همو، 1379ش؛ نیز ← رحمت‌نژاد تهرانی، ص 38، 43ـ44).در قانون ثبت 1310ش و قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران برای سردفتران و دفتریاران سه نوع مسئولیت مدنی، کیفری و انتظامی پیش‌بینی شده‌است. سردفتر و دفتریار نسبت به انجام‌دادن وظایف و تعهدات خویش، مسئولیت قهری مدنی دارند. ازاین‌رو، جبران خسارت هر نوع تخلف یا نقضی که بر اثر غفلت یا تقصیر به بی‌اعتباری سندِ موردنظر انجامیده، برعهده آنان است. همچنین صاحبان دفاتری که عمداً به ثبت اسناد جعلی اقدام کنند یا تاریخ سندی را مقدّم یا مؤخر در دفتر درج کنند یا سندی را بدون حضور طرفین به ثبت رسانند، از منظر قانون، جاعل در اسناد رسمی به‌شمار می‌روند و به مجازات جعل و تزویر محکوم خواهند شد. در مواردی که تخلف آنها جنبة کیفری نداشته‌باشد، در دادسرا و دادگاه انتظامی سردفتران و دفتریاران به تخلف آنها رسیدگی می‌شود. رسیدگی مقدماتی به شکایات را ادارة امور اسناد سازمان ثبت انجام می‌دهد. تعقیب سردفتر و دفتریار به‌موجب شکایت شاکی خصوصی یا گزارش بازرسان سازمان ثبت به عمل می‌آید (← ایران. قوانین و احکام، 1388شالف، ص 34ـ37؛ نایبی، ص 116ـ117؛ برای سایر مسئولیتها ← رزمی، ص 29ـ34؛ نیز ← ایران. قوانین و احکام، 1388شج، «قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران»، مواد 22 و 32ـ35، «قانون ثبت اسناد و املاک»، مادّه 100).از اختیارات و وظایف دفاتر اسناد رسمی، صدور نوعی اجراییة قانونی است، به نام اجراییة ثبتی که ادارات ثبت اسناد و دفاتر اسناد رسمی بر پایة مقررات صادر می‌کنند. برای صدور اجراییة سند بدون نیاز به حکم دادگاه، سند باید رسمی و دارای ضمانت اجرایی لازم باشد، مانند چکی که با رعایت مقررات قانونی تنظیم شده‌باشد (← مدنی، ج 2، ص 699ـ701؛ شمس، ج 3، ص 142ـ144؛ نیز ← ایران. قوانین و احکام، 1388ش ج، «قانون ثبت اسناد و املاک، مصوب 1310 با اصلاحیه‌های بعدی»، مواد 92 و 93).از نظر قانون ثبت، سندی رسمی است که مطابق مقررات در دفاتر اسناد رسمی یا دفاتر ازدواج و طلاق ثبت شده‌باشد. این اسناد مادام که خلاف آن ثابت نگردد، معتبر شناخته می‌شوند و آثار اسناد رسمی را دارند. برخی از این اسناد عبارت‌اند از: اسناد دیون و اموال منقول، اسناد صادرشده دربارة املاک ثبت‌شده، چکهای صادرشده به‌عهدة بانکها و تعهدات در ضمن ازدواج، طلاق یا رجوع. درخواست اجرای سند نیز باید از دفترخانه‌ای صورت گیرد که آن را ثبت کرده‌است. مقررات مربوط به چگونگی درخواست اجرای سند در «آیین‌نامة اجرای مُفاد اسناد رسمی لازم‌الاجرا و طرز رسیدگی به شکایت از عملیات اجرایی»، مصوب 1387ش آمده‌است. پس از احراز شرایط لازم، از جمله احراز هویت درخواست‌کننده و وجود سند لازم‌الاجرا، دستور اجرا به ادارة ثبت یا شعبه اجرای ثبت اسناد و املاک یا مرجعی که در قانون مقرر شدهاست، ارسال می‌گردد. دیوان عالی کشور حق مراجعة دارندة سند قابل اجرا را به دادگاه و پیگیری حقوق خود از این راه را نیز محفوظ دانسته و دارندة سند را مجاز به انتخاب هریک از این دو مرجع شمرده‌است، ولی برخی حقوق‌دانان وجود حق مراجعه به دادگاه را فاقد سود عقلایی و موجب اشتغال بیهودة دستگاه قضائی دانسته‌اند (← کاتوزیان، 1384شالف، ج 1، ص 311ـ316؛ شهری، ص 169ـ 172؛ مقدم، ص 73ـ74؛ ایران. قوانین و احکام، 1388شج، «آئین‌نامه اجرای مفاد اسناد رسمی لازم‌الاجرا و طرز رسیدگی به شکایت از عملیات اجرائی»، مواد 1ـ40؛ نیز برای انواع سند ← امامی، ج6، ص67ـ70؛ کاتوزیان، 1384شالف، ج 1، ص276، 280ـ281).دفاتر اسناد رسمی در برابر ارائة خدمات مقرر به ارباب‌رجوع، وجوهی را برای تنظیم سند دریافت می‌کنند که عبارت‌اند از: حق‌التحریر، حق‌الثبت و مالیات مقرر در قوانین مالیاتی (ایران. قوانین و احکام، 1388شج، «قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران»، مادّة 50). در گذشته، حق‌التحریر را سردفتران شخصاً وصول می‌کردند، اما از 1379ش، ارباب‌رجوع حق‌التحریر را مانند حق‌الثبت پس از صدور فیش جداگانه برای هر سند به حساب شخصی سردفتر واریز می‌کنند و دریافت وجه نقد از آنها در محضر رسمی ممنوع است. میزان حق‌الثبت معاملات املاک بر پایة ارزش واقعی آنها تعیین می‌شود، ولی حق‌التحریر برطبق نظامنامة دفاتر اسناد و نظریة کانون سردفتران، متناسب با ثمن معاملة مندرج در سند اخذ می‌شود. در اسناد اعطای تسهیلات بانکی، وقف*، وصیت* و حبس* حق‌الثبت گرفته نمی‌شود. اصولاً برای اثبات مالکیت اموال منقول، ثبت در دفتر اسناد رسمی لازم نیست، ولی قانون‌گذار مواردی را استثنا کردهاست، از جمله وسایل نقلیة موتوری، دستگاه چاپ و لیتوگرافی، کشتیها و سهم‌الشرکه شرکتهای با مسئولیت محدود (← شهری، ص 266ـ268؛ عباسی داکانی، ص 182، 184، 186؛ مرادی، ص 51؛ زارعی، ص 45ـ47؛ نیز ← ایران. قوانین و احکام، 1388شج، «قانون تسهیل تنظیم اسناد در دفاتر اسناد رسمی»، مادّة 1؛ همو، 1378ش، «قانون تجارت»، مادّة 103).بنا بر مواد 28 و 29 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1316ش، کانون سردفتران و دفتریاران برای ایفای وظایفی چون ایجاد وحدت رویّه در اجرای مقررات مربوط به اسناد و نیز راهنمایی و هدایت افراد بی‌بضاعت برای تنظیم و ثبت اسناد تشکیل گردید. نخستین دورة کانون سردفتران به ریاست احمد متیندفتری در 1317ش تشکیل شد. طبق مواد 58 تا 68 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1354ش، این کانون در مراکزی که وزارت دادگستری مقتضی بداند، تشکیل می‌شود و دارای شخصیت حقوقی مستقل و استقلال مالی و از نظر اداری تابع وزارت دادگستری است (← تفکریان، ص 89 ـ93؛ «مروری بر تاریخچة کانون سردفتران و دفتریاران»، ص 105، 108ـ109؛ ایران. قوانین و احکام، 1388شالف، ص 83).منابع : ابن‌اثیر، النهایة فی غریب الحدیث و الأثر، چاپ محمود محمد طناحی و طاهر احمد زاوی، بیروت 1383/1983، چاپ افست قم 1364ش؛ محمدعلی اختری، «تاریخچه حقوق ثبت در ایران»، مجله کانون ]سردفتران و دفتریاران[، ضمیمه ش100 (دی 1388)؛ همو، «قباله و قباله‌نویسی در ایران»، در همان، ش 6 (خرداد 1377)؛ محمدحسن‌بن علی اعتمادالسلطنه، روزنامه خاطرات اعتمادالسلطنه، چاپ ایرج افشار، تهران 1350ش؛ بهمن الفی، «دفتر بازداشتی و تکالیف دفاتر اسناد رسمی»، در همان، ش 76 (دی 1386)؛ حسن امامی، حقوق مدنی، ج 6، تهران 1373ش؛ ایران. قوانین و احکام، حقوق مردم در دفاتر اسناد رسمی و ادارات ثبت اسناد، تهیه و گردآوری علی حسینی و موسی‌الرضا رضائی، تهران 1388شالف؛ همو، مجموعه قوانین و مقررات بازرگانی و تجاری: با آخرین اصلاحات و الحاقات، تدوین غلامرضا حجتی اشرفی، تهران 1378ش؛ همو، مجموعه قوانین و مقررات حقوقی، همراه با آراء وحدت رویه، نظریات شورای نگهبان، نظریات اداره کل حقوقی و تدوین قوانین قوه قضائیه، نظریات مجمع تشخیص مصلحت نظام، آراء دیوان عدالت اداری، و...، تدوین جهانگیر منصور، تهران 1388شب؛ همو، مجموعه کامل قوانین و مقررات حقوقی، با آخرین اصلاحیه‌ها و الحاقیه‌ها، تدوین غلامرضا حجتی‌اشرفی، تهران 1379ش؛ همو، مجموعه کامل قوانین و مقررات مُحَشّای ثبتی با آخرین اصلاحات و الحاقات، تألیف و تدوین غلامرضا حجتی اشرفی، تهران 1388شج؛ پی‌یر بریان، تاریخ امپراتوری هخامنشیان: از کوروش تا اسکندر، ترجمة مهدی سمسار، تهران 1377ش؛ محمود تفکریان، شناخت دفاتر رسمی (مقررات ثبت عقود، معاملات، تعهدات، ازدواج و طلاق)، تهران 1387ش؛ محمدجعفر جعفری لنگرودی، مبسوط در ترمینولوژی حقوق، تهران 1378ش؛ جوادعلی، المفصل فی تاریخ العرب قبل الاسلام، بغداد 1413/1993؛ محمدعلی حبیب‌آبادی، مکارم الآثار، ج 5،اصفهان 1355ش؛ علی حسینی میلانی، کتاب القضاء، تقریرات درس آیت‌اللّه گلپایگانی، قم 1413؛ حمورابی، شاه بابل، قانون‌نامه حمورابی، ]برگردان از ترجمة انگلیسی از[ کامیار عبدی، تهران 1373ش؛ محمدتقی دامغانی، صد سال پیش از این: مقدمه‌ای بر تاریخ حقوق جدید ایران، ]تهران [1357ش؛ در محضر شیخ‌فضل‌اللّه نوری: اسناد حقوقی عهد ناصری، ]تدوین [منصوره اتحادیه (نظام مافی) و سعید روحی، تهران: نشر تاریخ ایران، 1385ش؛ دهخدا؛ مرتضی راوندی، سیر قانون و دادگستری در ایران، تهران 1368ش؛ زینت‌السادات رحمت‌نژاد تهرانی، «ارتباط کار دفاتر اسناد رسمی با مالیات»، مجلة کانون ]سردفتران و دفتریاران[، ش 25 (تیر 1380)؛ مهرزاد رزمی، «مسئولیت مدنی سردفتر»، در همان، ش 116 (اردیبهشت 1390)؛ رشیدالدین فضل‌اللّه؛ محمد زارعی، «تنظیم سند رسمی برای وسایل نقلیة موتوری»، مجلة کانون ]سردفتران و دفتریاران[، ش 107 (مرداد 1389)؛ محمدبن محمد زَبیدی، تاج‌العروس من جواهرالقاموس، چاپ علی شیری، بیروت 1414/1994؛ سعید شرتونی، اقرب الموارد فی فصح‌العربیة و الشوارد، بیروت 1992؛ عبداللّه شمس، آیین دادرسی مدنی، ج 3، تهران 1387ش؛ غلامرضا شهری، حقوق ثبت اسناد و املاک، تهران 1387ش؛ مهدی شهیدی، «فروش مال غیرمنقول بدون تنظیم سند رسمی»، مجلة کانون ]سردفتران و دفتریاران[، ش 91 (فروردین 1388)؛ طباطبائی؛ طبرسی؛ خسرو عباسی داکانی، «سیر تاریخی و بررسی تحلیلی پیرامون قوانین و مقررات راجع به هزینه‌های قانونی ثبت اسناد»، مجلة کانون ]سردفتران و دفتریاران[، ش 54 (دی و بهمن 1383)؛ محمدبن عمر فخررازی، التفسیر الکبیر، قاهره ]بی‌تا.[، چاپ افست تهران ]بی‌تا.[؛ جهانگیر قائم‌مقامی، مقدمه‌یی بر شناخت اسناد تاریخی، تهران 1350ش؛ ناصر کاتوزیان، اثبات و دلیل اثبات، تهران 1384شالف؛ همو، «جایگاه دفاتر اسناد رسمی در نظم حقوقی کنونی»، مجلة کانون ]سردفتران و دفتریاران[، ش 56 (اردیبهشت و خرداد 1384ب)؛ همو، حقوق مدنی: عقود معین، ج 1: مطالعات مُعوّض، عقود تملیکی، بیع، معاوضه، اجاره، قرض، تهران 1374ش؛ محمدعبدالحی‌بن عبدالکبیر کتانی، نظام‌الحکومة النبویة، المسمی التراتیب الاداریة، بیروت: دارالکتاب العربی، ]بی‌تا.[؛ جلال‌الدین مدنی، آئین دادرسی مدنی، تهران 1978؛ امیرمسعود مرادی، «بحثی دربارة حق‌الثبت و حق‌التحریر انتقال املاک»، مجلة کانون ]سردفتران و دفتریاران[، ضمیمة ش 51 (تیر و مرداد 1383)؛ «مروری بر تاریخچة کانون سردفتران و دفتریاران»، در همان، ش 15 (مهر و آبان 1378)؛ محمدنجیب مطیعی، التکملة الثانیة، المجموع: شرح المُهَذّب، در یحیی‌بن شرف نووی، المجموع: شرح‌المُهَذّب، ج 13ـ20، بیروت : دارالفکر، ]بی‌تا.[؛ کاظم موسویمیرزایی، «مرحوم میرزا ابوطالب موسوی زنجانی (1259ـ1329 قمری)»، یادگار، سال 3، ش 8 (فروردین 1326)؛ اسماعیل معزی ملایری، جامع احادیث الشیعة فی احکام الشریعة، قم 1371ـ1383ش؛ احمدبن محمد مقدس اردبیلی، زبدة‌البیان فی احکام القرآن، چاپ محمدباقر بهبودی، تهران ]بی‌تا.[؛ فاطمه مقدم، «نحوة صدور اجرائیه و موارد آن در دفتر اسناد رسمی»، مجله کانون ]سردفتران و دفتریاران[، ش 57 (تیر و مرداد 1384)؛ ناصر مکارم‌شیرازی، الأمثل فی تفسیر کتاب اللّه المنزل، ]قم بی‌تا.[؛ کاظم موسوی میرزایی، «مرحوم میرزا ابوطالب موسوی زنجانی (1259ـ1329 قمری)»، یادگار، سال 3، ش 8 (فروردین 1326)؛ قدرت‌اللّه مؤمنی، پیشینة دادگستری و ثبت اسناد و املاک با نگاهی به رویدادهای عصر قاجار و پهلوی در ایران و لرستان، خرم‌آباد 1387ش؛ احمد مهدوی‌دامغانی، «تاریخچه محضر و دفتر اسناد رسمی»، مجلة کانون ]سردفتران و دفتریاران[، ش 52 (شهریور و مهر 1383)؛ ناصر نایبی، «مسئولیت مدنی سردفتر اسناد رسمی»، در همان، ش 54 (دی و بهمن 1383)؛ یاقوت حموی.