الف) نقش اصلى دانشنامه تأمين اطلاعات اساسى اصيل و موثق و مستند راجع به هريك از مدخل‌هاست، لذا در تهيه مقاله شايسته است از منابع داراى اصالت و اعتبار هرچه بيش‌تر استفاده شود و تنها آن بهره از اطلاعات از اين منابع استخراج و در مقاله درج شود كه براى شناساندن دقيق موضوع مفيد باشد.
ب) در مقاله بايد از داوریهاى بى‌مأخذ و بى‌دليل و اظهارنظرهاى تعصب‌آميز پرهيز و علاوه بر آن، گرايش‌هاى متعصبانه منابع تعديل و احياناً برداشت‌ها و داورى‌هاى مغرضانه نقد و افشا شود. ثناگويى و كاربرد تعبيرات قالبى مدّاحانه نيز مجاز نيست.
ج) مقاله دانشنامه نبايد به ناسزا و دشنام و كلمات ركيك و تعبيرهاى موهن آلوده شود. در معرفى اشخاص يا ردّ اقوال بايد جانب منطق و اعتدال و عفّت كلام رعايت شود و حتى‌الامكان گرايش به تساهل و مدارا محفوظ بماند.
د) در استفاده از نوشته‌هاى مستشرقان بايد اين نكته در مدنظر باشد كه آنان، هرقدر هم با انصاف باشند، به رويدادها و آراء و عقايد و شخصيتهاى اسلامى و دشمنان اسلام با ديد محقّقى بيرون از فضاى اسلامى مى‌نگرند و اين امر خواه‌ناخواه در نظر و تلقى آنان اثر مى‌گذارد. به علاوه احتمال وجود شايبه غرض در عده‌اى از آنان منتفى نيست.
ه ) مقاله در دانشنامه استقلال نسبى دارد، لذا اطلاعاتى كه درباره آن داده شود بايد جامع و معتبر باشد و اگر در آن معانى و موادى اشاره شود كه احتمال رود براى خواننده متوسط ناشناخته باشد، اين مشكل بايد با توضيح فى‌المجلس يا با ارجاع رفع شود.
و) در دانشنامه بارها اتفاق مى‌افتد كه محتواهاى چند مقاله، كه با يكديگر نسبت نزديك دارند، تداخل يابند. در چنين حالاتى بايد مواظب بود كه مطالب تكرارى در مقاله‌ها راه نيابد يا اين تكرار به حداقل ضرور برسد. مثلا تبريز مركز استان آذربايجان شرقى است و درياچه اروميه در استان آذربايجان غربى است و به طبع پيش مى‌آيد كه در مقاله‌هاى «آذربايجان‌شرقى، استان» و «تبريز» مطالبى راجع به تبريز تكرار شود، همچنين در مقاله‌هاى «آذربايجان‌غربى، استان» و «اروميه، درياچه» مطالب مكرر درباره اروميه وارد شود، به‌خصوص اگر اين مقاله‌ها به چند قلم با فواصل زمانى نسبتاً بلند نوشته شده باشد.
ز) دانشنامه مرجع عامه علاقه‌مندان به كسب اطلاع درباره مدخل‌هاى گوناگون است، لذا مقاله‌هاى آن در عين جامعيت و وثاقت، بايد براى غيرمتخصصان قابل استفاده باشد. ازاين‌رو مقاله‌ها بايد به بيانى هرچه ساده‌تر و دور از تكلّفات و پيچيدگى تخصصى درآيد.
ح) زبان مقاله‌ها بايد ساده و دور از تصنّع و تفنّن و تقيّد به سره‌نويسى و خالى از تعبيرات و الفاظ مهجور و نامأنوس و فارغ از تكرار و مترادف‌هاى بى‌نقش و پيراسته از تعارفات و كلى‌گويى باشد.
ط) خط مقاله بايد خوانا و با فواصل ميان سطرى كافى باشد. به‌ويژه در مواردى چون اعلام و ارقام و اعداد كه سياق كلام به حدس زدن و درست خواندن كمكى نمى‌كند، نوشته بايد خوانا و كلمات نقطه به جا باشد. براى آن‌كه فاصله خطوط يكنواخت و كافى باشد، كاغذ مخصوص در اختيار سفارش‌گيرندگان قرار مى‌گيرد.
ى) هر مطلب و اطلاعى كه در مقاله درج مى‌شود بايد مستند به سند باشد و چون در پردازش مقاله ممكن است موادى از آن حذف، جابه‌جا، تلخيص يا ادغام شود، اگر سند آن‌ها مشخص نباشد هماهنگ‌سازى نشانى‌هاى كتاب‌شناسى با ساخت تازه مقاله دچار مشكلات جدى خواهد شد.
ك) منابع و اسنادى كه از آن‌ها استفاده مستقيم نشده است، بايد مشخص گردند. همچنين نبايد با نقل از منابع كتاب‌شناسى مأخذى كه از آن استفاده شده اين تصور را تلقين كرد كه از اين منابع بهره‌گيرى مستقيم شده است.
ل) نقل قول‌هاى طولانى براى افاده مطلب يا اطلاعى معين كار مقاله‌نويس را آسان و در عوض مقاله را بيهوده دراز و از صورت دانشنامه خارج مى‌سازد. لذا بايد فقط ماحصل قول، در حدى كه معلومات لازم را به دست دهد، در مقاله درج شود.
م) در نقل قول، عبارت متن با امانت نقل و حذف كلمات يا عبارات در فاصله منقولات با نشانه تعليق (...) مشخص مى‌شود. ليكن حفظ امانت در شيوه املايى و نشانه‌هاى فصل و وصل عموماً لزومى ندارد.
غلط املايى (به معناى رايج تعبير)، اگر مطبعى احتمال داده شود تصحيح مى‌شود و الا با قيد (كذا) محفوظ مى‌ماند.
خطاهاى فاحش نيز با قيد (كذا) محفوظ مى‌ماند و احيانآ درون قلاب تصحيح مى‌شود.
ن) در آوردن شواهد شعرى و عبارت عربى (جز در مواردى ضرورى بر سنديّت دادن به قول) به‌شدّت امساك مى‌شود.
اجزاى اصلى مقاله عبارتند از: مدخل، ملحقات مدخل، معرّف مدخل، بدنه مقاله، منابع، امضاء.
بعضى از مقاله‌ها داراى عناوين فرعى يا بخش‌هاى متعددند، همچنين برخى از مقاله‌ها داراى تكمله‌اند.
هريك از بخش‌هاى مقاله و همچنين تكمله، امضاى خاص خود را دارد.
ملحقات مدخل يا براى توضيح و تخصيص مدخل به كار مى‌روند يا درباره آن اطلاعاتى از نوع فقه‌اللغه‌اى به دست مى‌دهند كه جزء تعريف و شرح مدخل نيستند، مانند تعلق زبانى، معنى لغوى، وجه تسميه، وجه اشتقاق، نام پيشين، نام كنونى، ضبط پيشين، ضبط كنونى، ضبط در زبان‌هاى ديگر، املاى ديگر، لغتى (= گونه‌اى) در...، عنوان كامل‌تر، انتساب به... انتساب لفظ و اصطلاح به رشته‌اى از علوم و فنون و معارف، نامى علمى يا اصطلاحى ديگر، ضبط معرب يا متناظر ضبط معرب، ضبط فرنگى، قيود تحديدى (اول، دوم... كبير، صغير، كهين، مهين، اكبر، اوسط، اصغر)، تعلق مكانى و نظاير آن‌ها.
معرف مدخل عبارتى است كه مدلول داخل را به اجمال مى‌شناساند و حتى‌الامكان در آن فعل به كار نمى‌رود.
بدنه مقاله بخش اصلى و حاوى اطلاعات اساسى درباره مدخل است. بدنه گاهى چند قسمت با عنوان‌هاى فرعى است.
منابع بعد از بدنه مقاله در دو بخش جداگانه مى‌آيد: ابتدا منبع به خط فارسى/ عربى و سپس منابع به خط لاتينى.
مشخصات كتاب‌شناسى همه مآخذى كه در متن از آن‌ها استفاده شده باشد، بايد ذيل منابع بيايد و حتى‌الامكان به متن حواله داده نشود.
نشانى‌ها در متن مقاله مى‌آيد و چند نوع است :
الف) نشانى نقل مطلب از مأخذ، خواه به عبارت باشد خواه به مضمون و خواه به اشاره. در اين موارد، عنوان صاحب مقاله، آن‌چنان‌كه ذيل منابع آمده است و نشانى دقيق اثر او، بدون ذكر عنوان ديگر مشخصات كتاب‌شناسى اثر، ياد مى‌شود. اگر نام صاحب اثر هنگام نقل قول او در عبارت متن آمده باشد، فقط نشانى دقيق قول در اثر ذكر مى‌شود (بلافاصله پس از نام صاحب قول، و احيانآ براى نشان دادن انتهاى قول او در آخر مطلب) :
محل خريد و فروش برده‌هاى «بلاد كفار» بود (اصطخرى، ص ۸۴).
به گفته فصيح خوافى، آن وجه براى ساختن خانقاهى بر تربت سيف‌الدين باخرزى داده شده بود (ج ۲، ص ۳۱۷).
ب) در مورد آيات و احاديث طبعآ ذكر عنوان صاحب قول منتفى است. در نشانى حديث، نام مؤلف مرجعى كه حديث از آن نقل شده با نشانى منقول در مرجع درج مى‌شود.
در نشانى آيه قرآنى، نام سوره و شماره آيه و در نشانى منقول از عهدين، نام سِفر/ صحيفه/ كتاب/ انجيل و شماره‌هاى باب و آيه ذكر مى‌شود:
و جاهدوا فى‌اللّه حق جهاده (حج: ۷۸). خوشا به حال مسكينان در روح زيرا ملكوت آسمان از آن ايشان است (انجيل متّى، ۳:۵).
پس يهود خداى خود را به تمامى جان و تمامى قوت خود محبت نما (سِفر تثنيه، ۵۰۶).
ج) در مورد معنى واژه‌ها يا تعريف اصطلاحات، اگر مرجع مرتّب به ترتيبى معين باشد و براى پيدا كردن واژه يا اصطلاح در آن به شماره جلد و صفحه نياز نباشد، از ذكر شماره جلد و صفحه خوددارى مى‌شود. در اين صورت، اگر معنى و تعريف ذيل همان واژه يا اصطلاح آمده باشد، نشانى اضافى لازم نيست و اگر ذيل واژه يا اصطلاح ديگر آمده باشد، بايد مشخص شود:
(دُزى، ذيل «اترج»)
د) شاهد شعرى در مقاله‌هاى دانشنامه به‌ندرت مى‌آيد. ابيات منقول را، اگر از روى قافيه بتوان در مأخذ پيدا كرد، ديگر نيازى به نشانى آن‌ها نيست. هرگاه پيدا كردن ابيات از روى قيافه ميسر نباشد، در صورتى‌كه ابيات در مأخذ شماره‌گذارى شده باشند شماره آن‌ها والّا شماره‌هاى صفحه‌اى كه در آن آمده‌اند، ذكر مى‌شود.
حسن اين شيوه آن است كه پيدا كردن اشعار منقول در چاپ‌هاى ديگر اثر نيز به آسانى ميسر خواهد بود :
سينه خواهم شرحه‌شرحه از فراق/ تا بگويم شرح درد اشتياق (مثنوى، دفتر اول، بيت ۳).
ه ) نشانى نمودار و جدول و نقشه و تصويرى را كه در متن مقاله به آن‌ها ارجاع داده شده شماره آن‌ها را مشخص مى‌سازد :
مدخل مدرسه شادبخت (تصوير ۳).
و) اگر به نقطه يا بخش معيني از نقشه جغرافيايى يا ستون يا خانه خاصى از جداول ارجاع شود، نشانى با طول‌ها و عرض‌هاى جغرافيايى كه آن نقطه يا بخش بين آن‌ها قرار گرفته است و شماره‌ها يا عنوان‌هاى ستون و رديف مشخص مى‌شود :
صفاقس (ْ۳۴ـ ْ:۳۶ ْ۱۰ـْ۱۲)
... (رديف ۸ ستون ۳)